Rattaché(e) à la direction générale, vous aurez pour principales responsabilités:
* d'organiser la réception, le traitement et le suivi des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers pour la direction
* d'être garant de la circulation de l'information au sein de la direction
* Coordination du secrétariat : assurer le suivi de l'information et l'évolution des dossiers, renseigner les interlocuteurs
* Accueil physique: renseigner et orienter les personnes(agents et/ou visiteurs) selon leur demande
* Accueil téléphonique; réponse aux demandes et gestion des appels selon les cas (filtrage, renseignement et orientation, prise de RDV...)
* Gestion des agendas: prise des rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation des réunions et des déplacements...
* Gestion des courriers: réception du courrier entrant. Tri du courrier, envoi aux directions concernées. Archivage et classement
* Rédaction : courriers et comptes-rendus de réunion, entretien...
* Organisation de réunions: planification, réservation de salle, convocation, préparation aux prises de postes au sein de la direction
* Gestion des outils de gestion et d'organisation: suivi des tours de garde, lise à jour des documents, gestion des listes de diffusion
* Gestion "logistique" de la direction : ouverture et fermeture, réalisation de demandes de travaux, gestion du photocopieur, mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la direction
* Référent(e)- gestion des fournitures : contrôle des stocks au sein du secrétariat, recensement des besoins, réalisation de la commande, réception des commandes et distribution
* suivi des courriers transmis à la signature de la direction: réception, mise à la signature, corrections et diffusion, archivage
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