Publiée le 14 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots DES QUE POSSIBLE Sous la direction du DGS. Temps plein. - Possibilité d’assister à certaines réunions ou événements - Savoir travailler dans l’urgence - Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre ou de l’élu - Organiser l’agenda et prendre rdv en fonction des priorités du cadre ou de l’élu - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages - Organiser les déplacements du cadre ou de l’élu - Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier - Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers - Organiser le classement et l’archivage des dossiers - Suivi des projets et activités de la Direction : . Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat . Suivre l’exécution budgétaire du service . Renseigner des tableaux de suivi des activités du service - Accueil téléphonique et physique au secrétariat : . Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent . Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur . Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques - Organisation et planification des réunions : . Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l’élu . Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion . Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus Profil recherché - Notions d’organisation et de gestion du temps - Fonctionnement des services de la collectivité - Règles de l’expression orale et écrite de qualité - Techniques de secrétariat - Circuits et procédure administrative - Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire - Logiciels de bureautique - Fonctionnement de l’internet et de l’intranet - Organisation et service de la collectivité - Contextes et enjeux de la collectivité ou structure - Notions de comptabilité analyltique - Tableaux de bord et outils de planification et suivi - Standard téléphonique - Fonctionnement et rôle des autres collectivités - Principes rédactionnels de la note de synthèse - Principes rédactionnels du compte-rendu - Qualités relationnelles - Disponibilité - Discrétion - Autonomie dans le travail
