Secrétaire du médecin du travail h/f

À propos de nous

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités

Au sein de la DRH, le Médecin du travail assure la surveillance de l’état de santé des agents et assure des actions de prévention en milieu de travail.

La/Le secrétaire est est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle du médecin du travail.


Mission

• Gestion de l’agendas du médecin : prise de rendez-vous et organisation de réunions.

• Gestion des appels téléphoniques, Gestion de la messagerie électronique.

• Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme...)

• Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels…).

• Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, préconisations etc..)

• Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation (diffusion d'informations d'ordre général).

• Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire

• Gestion administrative des dossiers médicaux.

• Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d’affiches.

• Saisie de données.


Profil

• Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d’écoute

• Prise d’initiatives dans le périmètre de sa fonction et de ses responsabilités

•Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint…) indispensable

• Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs,

• Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress, maîtrise de soi,

• Sens aigu de la confidentialité et de la réserve

• Autonomie et capacité d'initiatives dans les limites de son poste