Assistant administratif h/f

Descriptif et missions
Assistant administratif (F/H) Ce poste est à pourvoir à CLAMART.
Assistant administratif (F/H)
Sous l'autorité de la responsable des relations familles petite enfance, vos missions seront :

Information au public
Accueil du public (familles, partenaires, usagers, services internes -)

- Assurer les rendez-vous physiques et téléphoniques des familles
- Informer les parents et les accompagner dans le choix de l'accueil le mieux adapté à leurs besoins
- Veiller à l'organisation et à la logistique des temps d'échanges au sein de la direction
- Suivre les dossiers en lien avec les partenaires (DSP, crèches privées, partenaires sociaux, etc-)
- Gestion administrative
- Rédaction de courriers
- Communiquer par écrit via les outils internes de la collectivité (la boite mail PE, ELISE et la GRU)
- Enregistrer et valider les demandes de places en crèches sur le logiciel métier, après étude individuelle de chaque situation
Actualiser et vérifier le suivi des dossiers familles
- Informer les familles de l'état d'avancement de leur dossier
Etablir des statistiques sur l'activité de la petite enfance
- Suivi de la communication aux familles (notifications familles, actualisation du site internet-)
- Etre relai de la responsable des relations familles petite enfance
- Commissions d'attribution de places en crèches
- Suivre les places disponibles, l'attribution rapide de places, la mise à jour quotidienne de la liste d'attente-
- Participer à la préparation des dossiers familles, des listings-
- Assurer la logistique et l'organisation de la commission
- Apporter les réponses écrites aux familles
- Assurer le suivi des réponses aux familles, suivre les refus et les maintiens de places en crèches
- Communiquer avec l'ensemble des directions des EAJE (municipales, DSP, réservations de berceaux)
Profil recherché
Assistant administratif (F/H) Diplôme : BTS Assistanat de direction ou licence

Compétences requises :

- Connaissances du secteur de la petite enfance (enjeux et problématiques)

- Connaissances des enjeux liés à l'accueil du public

- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PPT, publipostage) et des logiciels métiers AGORA, Elise

Qualités requises :

Ecoute, disponibilité, sens de la diplomatie et du tact, sens de la communication, respect du secret professionnel, rigueur, réactivité, méthode, bonne maîtrise rédactionnelle.

Conformément au principe de non-discrimination issu du Code du travail et dans le cadre de sa politique inclusion et diversité, la Ville de Clamart étudie, à compétences égales, toutes les candidatures, quel que soit le genre, le handicap ou l'origine.
EC9648
Avantages collectifs au travail
Assistant administratif (F/H)
- Charte managériale
- Démarche de conseil/protection des agents
- Prime de fin d'année
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Chèques vacances/loisirs
- Prise en charge Mutuelle
- Amicale du personnel
- Avancement de carrière/promotion
- CPF-compte personnel de formation avantageux
- Prise en charge frais déplacement formation
- Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire
- ARTT
- Autorisations spéciales d'absence
- RIFSEEP
- CIA
- Charte Handicap
- Charte de la diversité
- Charte pour l'égalité des hommes et des femmes (parité)
- Gratification pour les médailles du travail
- Aides à la rentrée scolaire
- Participation aux frais de séjour/enfants
- Certification qualité ISO 9001

Description de la collectivité

Située à 5 km au sud-ouest de Paris, accessible directement depuis la gare Montparnasse (7mn), Clamart compte plus de 57 000 habitants la Ville de Clamart est engagée depuis près de 10 ans dans une forte dynamique de développement urbain très liée aux enjeux métropolitains qui se traduit par un resserrement de son action avec les partenaires territoriaux (EPT Vallée-Sud Grand Paris, SEM, SPL) dans une perspective de partage croissant de compétences et de missions.

L'évolution du nombre d'habitants, en volume et nature, crée des attentes nouvelles en matière de service public avec une exigence croissante de qualité, d'accessibilité et de diversité renforcée par des facteurs exogènes appelés à devenir structurels tels que le changement climatique ou la maîtrise de la dépense publique.

Ces évolutions obligent à repenser en profondeur la conception et la délivrance du service public et, en conséquence, les modalités d'organisation de l'administration pour passer d'une culture du travail en silo à un travail plus collaboratif favorisant le mode projet au niveau de l'ensemble des services de la ville (échelle micro) mais aussi des acteurs et partenaires externes ETP/SEM (échelle macro).

Sous l'impulsion du Maire et du Directeur général, une dynamique de transformations (numérique, managériale, organisationnelle) et de certification est concrètement engagée depuis 3 ans, incarnée notamment par l'obtention de normes ISO 9001 (qualité de l'achat public) et ISO 37001 (anticorruption) qui constituent des engagements structurants du projet d'administration (Cahier d'Objectifs Partagés).