Environnement
L’assistant(e) de copropriétés travaille en étroite collaboration avec les s. Son rôle consiste à mettre en œuvre les différentes décisions prises lors des différentes assemblées générales, et à assister la ou le gestionnaire de copropriétés pour l’ensemble des tâches administratives liées à la copropriété.
Missions
Véritable "soutien" de votre gestionnaires de copropriétés dans la gestion d'un portefeuille d'immeubles, vous aurez de manière non limitative les missions suivantes :
Vous intervenez en soutien de votre gestionnaire dans leurs différentes missions, de l’administratif courant à la gestion des dossiers sinistres, préparation des convocations d’AG, diffusion des PV, etc…
Vous traitez avec précision et réactivité les demandes quotidiennes des copropriétaires et des prestataires,
Vous planifiez et gérez les interventions extérieures si nécessaire,
Vous assurez l’assistance à votre gestionnaire du suivi des immeubles tout au long de l’année (Assurances, contentieux, demande de devis pour travaux… )
Vous répondez aux questions des copropriétaires et êtes force de proposition pour régler rapidement chaque problème.
Et tout autre mission que jugerait utile et nécessaire l’employeur à un instant précis pour les besoins de l’entreprise
Les différentes tâches à réaliser pour le bon déroulement de votre mission et de manière non exhaustives seront :
L’accueil physique, téléphonique de la clientèle et des prestataires,
La demande ainsi que le suivi des devis et ordres de service,
La visite des immeubles.
Vos compétences
1. Maîtrise de l'outil informatique métier et du pack office
2. Connaissance des méthodes et des outils mis en place par le responsable
Vos qualités
3. Secrétariat (organisation, rigueur, écoute, réactivité)
4. Sens du relationnel
5. Capacités d'accueil et de traitement des appels téléphoniques
6. Résistance au stress
7. Prise en charge des urgences et transmission
8. Gestion du temps et organisation du travail personnel
9. Capacité à respecter des processus
10. Diplomatie
11. Disponibilité
12. Dynamisme
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