Secrétaire administrative et médicale

À propos de nous

Missions de la DPIST

•Préserver la santé physique et mentale des personnels tout au long de leur parcours professionnel.

•Participer au suivi et contribuer à la traçabilité des expositions professionnelles et à la veille sanitaire.

•Apporter son aide, de manière pluridisciplinaire, pour l'évaluation et la prévention des risques professionnels.

•Conseiller la direction, les agents et leurs représentants sur les dispositions et mesures nécessaires afin de :

oÉviter ou diminuer les risques professionnels,

oAméliorer la qualité de vie et les conditions de travail.

•Organiser des actions de promotion de la santé sur le lieu de travail, dont :

oDes campagnes de vaccination et de dépistage,

oDes actions d'information et de sensibilisation aux situations de handicap au travail,

oDans le cadre de la stratégie nationale de santé.

La Direction assure le suivi médical des agents de 10 établissements :

•ULille : 8 329 agents

•Sciences Po Lille : 107 agents

•ENSAPL : 90 agents

•PIHM - INRAe : 22 agents

•CNRS MEL et littoral : 829 agents

•INRIA : 240 agents

•Univ Gustave EIFFEL : 92 agents

•INSERM MEL : 290 agents

•ENSAIT EPE : 112 agents

•ULCO : 1 000 agents

•Siège : 171 rue Charles Debierre, 59000 Lille

•Campus Cité scientifique : avenue Henri Poincaré, Bâtiment A10 - Maison de la santé, 59650 Villeneuve d’Ascq

•Campus Pont-de-Bois : Rue du barreau, Bâtiment A, Tour d'extension, 4e niveau, 59650 Villeneuve d’Ascq

La Direction collabore en lien étroit avec :

•La maison de la médiation (MDM) : accueille, conseille et soutient les personnels et étudiants dans leurs démarches juridico-administratives.

•Le service social des personnels : permet d’accompagner les agents dans des démarches au sein de l’Université (information de la politique sociale) et en dehors (accompagnement dans la constitution des dossiers MDPH).

•La direction de la prévention des risques (DPR) : en charge de la prévention des risques professionnels.

•La Direction de l’Environnement Social au Travail (DEST) : service de la DRH.


Mission

- Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues

- Accueil et orientation des visiteurs

- Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat

- Organisation et planification du planning des médecins

- Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)

- Planification des rendez-vous des psychologues

- Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires

- Création du Dossier Médical numérique de l’agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation

- Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP

- Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR)

- Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies

Activités principales et associées

- Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ

- Interaction avec les différents services de l’Université, diffusion et réception d’informations

- Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l’audition…

- Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB

- Prise en charge d’une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes…

- Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle

- Gestion des besoins matériels du site de rattachement

- Participation à la réalisation d’examens médicaux complémentaires (test vision) – Appui aux infirmières


Profil

- Connaissance de l’Université et de son fonctionnement

- Connaissance des techniques de gestion administrative

- Connaissance de l’organisation et des activités du Service Santé au Travail

* Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative

- Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l’équipe

- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires

- Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire

- Planifier les activités et les échéances

- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées

- Maitriser les techniques de communications

- Communication : capacité d’écoute et de dialogue

- Savoir adapter son discours à son interlocuteur

- Etre réactif et savoir s’adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires

- Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation

- Capacité de synthèse

- Rigueur

- Esprit d’équipe

- Esprit d’initiatives et d’autonomie

- Discrétion et sens de la confidentialité

- Capacité de résistance au stress

Conditions particulières d’exercice

Déplacement sur les 3 campus (Siège + Cité scientifique + Pont de Bois)