Office manager h/f

Dans le cadre de la création de The Independents House, nous recherchons un.e Office Manager.

1/ Coordination des équipes Accueil et Logistique

Management du service accueil, en charge de :

* Accueil Physique et téléphonique de 9h à 19h
* Gestion des visiteurs et des accès
* Gestion des espaces communs et des salles de réunion
* Gestion administrative : réception et gestion du courrier, réservation de salle de réunions, impressions, gestion des commandes de consommable de l’accueil uniquement (les agences feront leurs propres commandes) …

Management d’un logisticien bâtiment (prestataire), en charge de :

* Réception - distribution - envoi des colis (colis personnels non autorisés)
* Assurer le suivi et la traçabilité des bons de livraison
* Gestion des Storages
* Gestion des stocks de consommables et rangement (copy corner, fourniture de bureau, consommable espace de convivialité)
* Coordination des besoins logistiques des différentes agences
* Habilitations pour réaliser de petits travaux

Mise en place et amélioration continue de process pour assurer un niveau de service constant

Interventions & fournisseurs :

* Gestion des contrats avec les fournisseurs et les prestataires de service, et renégociations annuelles pour optimiser les coûts
* Planification et supervision des interventions des prestataires externes (nettoyage, maintenance, gestion des déchets, …)

Veille & Sécurité :

* Assurer la sécurité et la santé des collaborateurs en veillant au respect des normes en vigueur
* Faire une veille pour proposer des solutions innovantes et améliorer la performance du bâtiment
* Mise en place d’indicateurs de performance pour évaluer l’efficacité de l’ensemble de son service
* Sensibiliser à la gestion des déchets et le respect des règles environnementales
* Gestion des commandes pour les espaces de convivialité (paniers, de fruits, café, condiments pour les cuisines, partenariats avec des restaurants à proximités…)
* Communiquer les informations bâtiment à l’ensemble des agences
* Accompagnement du comité dans la planification et l’organisation d’événements se déroulant dans le bâtiment (réunions, formations, et quelques événements ponctuels) sur demande du Groupe
* Relation avec les référents des entités sur les sujets d’office management

Accès à The Independents House :

* Suivi des attributions des casiers pour les nouveaux collaborateurs
* Gestion des badges & création des badges des nouveaux collaborateurs, en lien avec les référents des entités

Suivi des coûts & reporting :

* Gestion et suivi des frais généraux et administratifs en lien avec la direction financière : optimisation des coûts, être force de proposition…

Vous disposez d’une expérience réussie de 8 ans minimum en tant qu’Office Manager au sein d’un environnement similaire.

Vous êtes agile et capable de gérer un flux important de demandes sur différents sujets émanant d’interlocuteurs avec un haut niveau d’exigence.

Vous êtes reconnu.e pour vos qualités de facilitateur.trice.

Vous avez un sens de l’accueil très développé, une très forte attention aux détails et êtes sensible à l’esthétique.

Vous savez gérer les imprévus et être force de proposition.

Vous parlez couramment anglais.


Assistant(e) de Direction - Service Gouvernante (H/F)


Apprentissage- Assistant(e) de Direction- Septembre 2025


Assistant(e) de Direction - (Maître d'Hôtel) Service Banquets (H/F)


Front Office Manager/ Chef de Réception (H/F)


Assistant(e) de direction - Direction des services judiciaires (Portalis - DPMO)


Gestionnaire Administratif adidas (H/F/D) - CDD 35H - Flagship Paris / Champs-Elysées


Paris Society - Secrétaire de direction (H/F)

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