Un-e agent-e d'accueil au sein du lycée agricole terre de gascogne à bazas - b30807

Missions principales

- Accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique)
- Enregistrer le courrier d'arrivée et le répartir, affranchir le courrier de départ et l'apporter à la Poste
- Gérer les accès (badges, clefs, portails, portillons) et fermer/sécuriser les accès (portes extérieures, portails, portillons)
- Gérer les locations de salles, des chambres, des bâtiments en lien avec la Secrétaire Générale/Gestionnaire (préparation des devis, des conventions, des clefs, des badges, préparation facturation)

Activités principales

Accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique) pour l'ensemble de l'établissement d'enseignement
Rechercher et garantir une réponse/orientation fiable aux demandes
Représenter l'image de l'établissement.
Gérer les messageries de l'établissement
Prendre connaissance des mails et les distribuer aux bons interlocuteurs (lycée, Cfppa, Exploitation agricole et Centre équestre)
Assurer la réception, l'enregistrement, le tri, la répartition du courrier d'arrivée, contrôler les documents, colis, dossiers et courriers
Affranchir le courrier de départ et l'apporter à la Poste
Gérer les accès aux bâtiments (badges (élèves et personnels), clefs (élèves et personnels), portails (élèves et personnels), portillons (élèves et personnels)) avec le logiciel Intratone pour les badges, portails et portillons
Sécuriser et contrôler les accès de la structure (portes extérieures, portails, portillons) et participer aux contrôles des accès de la structure
Assurer le nettoyage et l'entretien courant du bureau d'accueil

Activités secondaires et/ou ponctuelles

Gérer les locations des salles, des chambres, des bâtiments en lien avec la Secrétaire Générale/Gestionnaire : échanger avec les partenaires par téléphone et par mail, préparer les devis, les conventions d'occupation, effectuer un planning, prévoir les accès des partenaires (clefs, badges...) prévoir l'état des lieux et préparer les factures.
Gérer les réservations des véhicules du lycée, des équipements et des salles (logiciel dédié).
Assurer la gestion et l'affichage des informations, assurer la signalétique au sein et à l'extérieur des bâtiments.
Participer à des tâches administratives et de logistique (classement, saisie informatique, mise sous plis, photocopies, inventaire...).
Assurer l'assistance au logiciel Turboself (logiciel d'accès au self des apprenants).
Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin.

Savoirs

Notions réglementaires sur les établissements recevant du public (ERP)
Connaissance de l'organisation d'un Etablissement public local d'enseignement et de formation professionnelle agricoles (EPLEFPA) et de la Fonction Publique Territoriale
Maîtrise des règles et de normes en matière d'hygiène et de sécurité notamment incendie
Règles d'utilisation des produits dangereux
Connaissance des pictogrammes
Notions en calculs de pourcentages, de dosages, de proportions.
Sensibilité à une démarche éco-responsable (préservation de l'environnement, maîtrise des consommations d'eau et d'énergie, réduction et tri des déchets)
Techniques d'accueil téléphonique
Maîtrise des techniques et outils de communication (messagerie Educagri, Word, Excel, différents logiciels...)
Techniques de gestion de conflits
Techniques de prise de note
Connaître le fonctionnement de base des alarmes incendie (SSI)
Maîtrise : lecture, écriture, calculs
Règles d'affranchissement du courrier
Notions en gestion de stock

Savoir-faire

Recevoir, filtrer et orienter les personnes (sur plan ou physiquement) et des appels téléphoniques
Utiliser les outils bureautiques et les outils collaboratifs (Word, Excel, XLSoft, planning, agendas, Messageries Educagri…)
Diffuser des informations par voie d'affichage au sein des services
S'adapter au public, s'exprimer clairement et reformuler les demandes
Prévenir, gérer des situations d'urgence ou conflictuelles
Identifier une situation nécessitant l'intervention d'un supérieur hiérarchique
Gérer les priorités et son temps de travail
Appliquer et retranscrire des consignes orales ou écrites
Alerter et rendre compte
Surveiller l'accès aux bâtiments et prévenir en cas d'alarme incendie
Assurer l'ouverture et la fermeture des accès du bâtiments
Veiller à l'application des consignes de sécurité dans les lieux publics
Etablir des comptes rendus de surveillance
Réaliser la gestion administrative afférente à la gestion du courrier et aux réservations
Maîtrise en matière de classement, d'archivages
Photocopier et numériser des dossiers administratifs

Savoir-être

- Sens de l'écoute
- Diplomatie et courtoisie
- Discrétion professionnelle
- Autonomie
- Méthode e soin dans l'exécution des tâches
- Réactivité
- Savoir alerter et rendre compte
- Polyvalence et dynamisme
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Avoir une hygiène et une présentation soignée
- Sens du travail en équipe
- Gestion du stress
- Respect de la confidentialité
- Être attentif à l'exemplarité (comportement adéquat) et à la sécurité des élèves

Moyens mis à disposition

Matériel de bureautique

Logiciels et progiciels spécifiques

Matériels et équipements dédiés au métier exercé

Matériels de signalisation interne (panneau d'affichage numérique, …)

Annuaire de la collectivité et/ ou de l'établissement

Spécificités du poste

ENCADREMENT : NON

LOGEMENT DE FONCTION :

OUI, par NAS :
Contraintes liées au logement :
- Intervention liée à un besoin ponctuel, y compris en dehors des horaires d'ouverture de l'établissement (fermeture des portes suite à conseils de classe ou conseil d'administration, réception des livraisons, accueil de prestataires, etc ...)
- Intervention d'urgence y compris en dehors de horaires d'ouverture de l'établissement (signalement incendie, réarmement de l'alarme, etc ...)

CONDITIONS DE TRAVAIL LIEES AUX FONCTIONS :

Travail en bureau ou guichet d'accueil

Travail en autonomie mais en réseau

TITRES requis pour le poste :

habilitations électriques H0B0 - BS