AROMA-ZONE, Aroma-Zone est une entreprise française engagée, leader dans le secteur de la beauté et du bien-être au naturel. Avec plus de 1600 références disponibles en ligne et dans ses boutiques, Aroma-Zone a pour mission de rendre accessible au plus grand nombre les solutions naturelles les plus efficaces pour prendre soin de soi, de sa famille et de sa maison.
Vous avez envie d'intégrer une entreprise en fort développement, dynamique, innovante et avec des valeurs fortes de Responsabilité Sociétale et Environnementale, rejoignez-nous !
Dans le cadre de notre fort développement, nous recrutons un Office Manager (F/H) en CDI, à Aix en Provence.
L'Office Manager assure le bon fonctionnement opérationnel du site d'Aix-en-Provence et contribue à créer un environnement de travail fluide, accueillant et performant. Il/elle accompagne les équipes, notamment le département e-commerce, sur des missions administratives, pré-comptables et RH, dans un souci de qualité et d'efficacité. Ses missions sont :
Assurer la gestion administrative & suivi budgétaire :
Assister les départements du bureau dans la gestion administrative et précomptable, en coordination avec la comptabilité et le contrôle de gestion.
* Assurer le suivi budgétaire des départements (dépenses, engagements, prévisions).
* Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs.
* Préparer, vérifier et suivre les demandes d'achats.
* Contrôler la conformité des factures avec les budgets et les prestations réalisées.
* Suivre l'état des paiements et alerter en cas d'anomalie.
* Garantir la cohérence et le bon alignement avec la comptabilité interne et le contrôle de gestion.
* Participer à la structuration et à l'amélioration continue des process administratifs du département.
Accueil & support administratif :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et fournisseurs.
* Gérer le courrier, colis, navettes internes et documents administratifs.
* Mettre à jour les informations internes (affichages, annuaires, contacts).
* Rédiger, formater ou mettre à jour des supports (documents internes, process, notes).
Gestion des services généraux & de l'environnement de travail :
* Piloter la gestion des locaux : accueil, salles de réunion, espaces communs.
* Suivre les prestataires (ménage, sécurité, fournitures).
* Superviser la gestion du parc matériel : mobilier, badges, matériel bureautique, équipements divers.
* Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des stocks.
* Organiser les déménagements internes, aménagements d'espaces et interventions techniques.
* Être garant du respect des normes d'hygiène, sécurité et accessibilité.
Support opérationnel & vie de bureau :
* Répondre aux besoins logistiques des équipes (réservations, matériels, salle, organisation).
* Organiser événements internes, réunions, déplacements.
* Contribuer à la vie d'équipe, à la convivialité du site et aux actions QVT/RSE.
* Être un facilitateur du quotidien et un relais de la culture AromaZone
* Bac +2/+3 en assistanat, gestion, comptabilité ou équivalent.
* Expérience péalable en office management, gestion administrative ou précomptabilité.
* Expérience confirmée en assistance administrative ou office management.
* Compétences avérées en précomptabilité : suivi budgétaire, fournisseurs, facturation, paiements.
* Bonne compréhension des principes comptables et du contrôle de gestion.
* Maîtrise des outils bureautiques (Excel, outils collaboratifs).
* Forte capacité d'organisation, gestion des priorités et autonomie
* Rigueur, fiabilité et sens du détail
* Polyvalence, proactivité et capacité à résoudre des problèmes
* Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (ecommerce, RH, finance, prestataires
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