Au sein de TEKINOVA, entreprise spécialisée dans les services informatiques depuis plus de 25 ans et dans le cadre d'un CDD de remplacement, nous recherchons une Assistante d'Agence pour assurer la gestion administrative courante de l'agence. Elle prendra en charge les aspects administratifs généraux, financiers (facturation, fournisseurs, recouvrement), et logistiques. Elle soutiendra les équipes dans l'organisation et le pilotage des activités de l'agence (réunions, compte-rendu...).
1. Gestion administrative générale :
- Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier et des mails généraux
- Organisation des déplacements, fournitures, archivage
- Gestion des dossiers du personnel : suivi des absences, visites médicales, titres de transport, mutuelle/prévoyance, dossiers administratifs (ADP)
- Suivi administratif des contrats, habilitations, formations internes
2. Facturation & recouvrement :
- Émission des factures clients (mensuelles, ponctuelles, selon contrat)
- Saisie et suivi des règlements, lettrage des comptes clients
- Relances clients et gestion des impayés
- Interface avec la comptabilité / cabinet externe
3. Gestion des factures fournisseurs :
- Réception, vérification et saisie des factures fournisseurs
- Préparation des bons à payer et mise en paiement (en lien avec la direction ou la comptabilité)
- Suivi des échéances et gestion des litiges
4. Gestion des moyens généraux :
- Gestion du parc de véhicules (contrats, entretien, sinistres, suivi des carburants, etc.)
- Gestion des locaux (entretien, contrats, sécurité, fournitures)
- Suivi des équipements bureautiques, informatiques, badges, etc.
5. Tableaux de bord & réunions :
- Mise à jour de tableaux de bord administratifs, financiers, ou RH
- Préparation logistique et documentaire des réunions d'agence
- Rédaction des comptes-rendus et suivi des actions décidées
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