Gestionnaire des procédures administratives, comptables et commande publique (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Affaires juridiques > Modes de gestion et commande publique Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Le Département de la Vienne recrute un gestionnaire des procédures administratives, comptables et commande Publique (H/F) au sein de la Direction des Technopoles et des Sites Futuroscope (DTF) par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement et d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé relevant du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux.

Rattaché au Pôle Administratif, Financier et Commande publique des Technopoles :
- assurer la préparation, le suivi administratif et comptable des contrats publics passés par le Pôle Administratif, Financier et Commande Publique des Technopoles ;
- participer à la gestion des budgets (hors budget annexe 80) de la direction ;
- assurer, dans la mesure du possible, l’intérim de la Responsable de Pôle, en cas d’absence ;
- assurer, dans la mesure du possible, l’intérim de la Gestionnaire Comptable, en cas d’absence. Missions / conditions d'exercice Assurer le suivi administratif des procédures de commande publique :
• Préparer, rédiger et vérifier les pièces administratives des dossiers de consultations et d’appels d'offres (mise en ligne, publication, réception des offres, rédaction des procès-verbaux, etc.)
• Mettre à jour l’échéancier nécessaire au suivi des procédures de passation des contrats afin d’alerter, en collaboration avec la Responsable de Pôle, les agents concernés

• Rédiger et mettre en forme des courriers de toute nature (lettres types de notification, lettres aux retenus et non retenus, ordres de service, notes, rapports, tableaux, compte rendus…)

Gérer l’exécution administrative et comptable des marchés :
• Mettre à jour les échéanciers de suivi de l’exécution des contrats
• Assurer l'exécution administrative et comptable des différents contrats : notifications,
publication des données essentielles, préparation des dossiers pour transmission au contrôle de légalité, avances, acomptes, garanties financières, avenants, bons de commandes, ordres de services, PV de réception, engagements, liquidations, états d'acompte, DGD,...
• Suivre la signature, la notification et la diffusion des actes suivants : OS prix nouveaux, actes de sous-traitance, cession de créances, affermissement de tranches optionnelles,…
• Saisir les tiers, les contrats, les engagements et gérer les enveloppes dans le logiciel ASTRE GF ainsi que sur Marco Web (SAM et STF)
• Classer et archiver les dossiers de marchés et autres contrats publics
• Elaborer et exploiter des outils de suivi

Participer au suivi budgétaire et financier des budgets de la direction :
• Etre un appui au Responsable du Pôle pour l’établissement du BP, des DM et plus généralement à l’exécution des lignes budgétaires
• Budget annexe 90 (hors Régie recettes) : en suivant les factures liées à ce budget, le Gestionnaire doit être un appui à la Responsable de Pôle et être force de proposition notamment sur son équilibre
• Gérer les engagements, les virements de crédits nécessaires et suivre les pièces comptables
• Mettre en forme et suivre des tableaux de bord budgétaires
• Collaborer à la rédaction et / ou rédiger des rapports et notes de synthèses
• Déclencher et suivre la facturation

Suivre la veille juridique :
- Suivre et analyser les évolutions du contexte juridique Profils recherchés Savoirs :
- Procédures relatives à la passation et à l’exécution administrative et financière des marchés publics et si possible, des autres contrats publics
- Connaissance des procédures d’élaboration et de fonctionnement d’un budget public, des délais de mise en œuvre
- Règles comptables de base suivant la comptabilité M57 (engagement, imputation, liquidation, gestion des enveloppes de crédits...)
- Connaissance de la réglementation des pièces justificatives afférente aux demandes de paiement
- Développement d’outils de suivi (tableaux de bord…)

Savoir-faire liés aux activités du poste :
- Maitrise des logiciels de bureautique et progiciels de la collectivité (Outlook, Word, Excel, Astre GF, MARCO WEB, Business Object, Atexo plateforme de dématérialisation des marchés publics, Acade,…)
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Aptitude à manipuler les données chiffrées
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Qualités rédactionnelles
- Qualités oratoires

Savoir-être :
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Autonomie
- Rigueur
- Discrétion
- Aptitude à travailler en équipe, sens relationnel
- Qualités d’écoute et de communication
- Sens de l’organisation et de la méthode
- Capacité d’initiative et de réactivité mais sens de la hiérarchie et du « rendre compte »
- Dynamisme

Conditions de travail :
- Résidence administrative : Chasseneuil du Poitou
- Bureau individuel.
- Permis B
- Quotité de travail 100 %

Conditions transversales :
- Temps de travail et droits à congés :1607 h annuelles, 39 h hebdomadaires, 42 jours de congés, 2 jours de fractionnement,
- Rémunération : rémunération statutaire et régime indemnitaire (Indemnité forfaitaire de sujétion et d’expertise, complément indemnitaire annuel) – participation à la prévoyance.
- Association Culture, Œuvres sociales et Loisirs des Agents du Département (ACOLAD) : billetterie, voyages, locations de vacances
- Remboursement à 75% des coupons d’abonnement de transports en commun pour le trajet domicile travail et/ou versement du forfait mobilités durables.
- Plan de formation, accompagnement à la prise de poste et à la mobilité.