Secrétariat - direction des soins (h/f)

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS GENERALES
• Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
• Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...).

Missions permanentes :
• Accueil physique et téléphonique.
• Préparation des dossiers de la journée du lendemain.
• Organiser les réunions, séminaires, visites, conférences, évènements ...
• Prendre des notes, frapper et mettre en forme des documents.
• Prendre des notes et rédaction de procès-verbaux, compte-rendu.
• Prendre des rendez-vous / gestion de l'agenda des Directeurs.
• Recevoir et traiter des appels téléphoniques et messages électroniques.
• Reproduire et diffuser des documents, des dossiers.
• Traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
• Rédiger des courriers réponse / courrier type.
• Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature des Directeurs en veillant à l'application de la charte graphique du CHIV.
• Classer et archiver les dossiers et la documentation.
• Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service.
• Préparer les ordres du jour et convocations de la CSMIRT et réunions d'encadrement.
• Participer à la gestion des plannings de congés des cadres paramédicaux.
• Gérer la liste de garde de week-end et jours fériés des cadres de santé.
• En cas de besoin, préparer les ordres du jour et convocation des instances recherche.

MISSIONS SPECIFIQUES
• Remplacement du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines.
• Assurer la gestion des demandes de stages (AP, Brancardiers, ASSP, IADE, IBODE, Sage-femme, Kinésithérapeutes, Manipulateurs radio, AMP, Puéricultrice, Educateur de jeunes enfants, Techniciens de laboratoire, Diététiciennes, Entretien mémoire de fin d'année IDE).
• Participer à la gestion du support des fermetures des lits et salles à chaque période de vacances.
• Tout dossier ad hoc susceptible de se rattacher à l'une des deux directions dont l'agent assure le secrétariat.

PROFIL RECHERCHÉ :

SAVOIR-ETRE
• Techniques administratives et gestion documentaire.
• Accueil téléphonique.
• Bureautique (logiciels Word, Outlook, Excel, GED, PowerPoint).
• Classement et archivage.
• Communication.
• Organisation fonctionnelle interne de l'établissement.
• Vocabulaire hospitalier (CME, CSMIRT, CTE, CHSCT...).

SAVOIR-FAIRE – QUALITE PROFESSIONNELLE
• Discrétion.
• Capacité d'adaptation.
• Comportement adapté dans ses relations avec autrui.
• Rigueur.
• Maîtrise de soi.
• Diplomatie.
• Disponibilité.
• Organisation et méthode de travail.
• Initiative et créativité.

CONNAISSANCES GENERALES
• Accueillir et orienter des personnes.
• Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire (GED).
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
• Organiser et classer des données, des informations et/ou courriers, rapports relatifs à son domaine de compétence.
• S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes.
• Travailler en équipe / en réseau.
• Utiliser les outils bureautiques.