Qui sommes-nous ? Acteur majeur de l'économie sociale et solidaire, la Mutualité Française représente près de 500 mutuelles. Une organisation représentative : Elle fédère la quasi-totalité des mutuelles*, défend leurs intérêts collectifs et intervient au cœur du débat public. (*) Régies par le code de la Mutualité Une Fédération professionnelle : Elle accompagne les mutuelles dans leurs activités (conseil juridique, médiation, formation, expertises métiers, solutions data, promotion de leurs spécificités.) Les mutuelles sont des sociétés de personnes à but non lucratif qui agissent pour la protection sociale de 32 millions de Français en intervenant en complémentarité de la Sécurité Sociale et en contribuant au service public de santé. À propos du poste : Au sein de la Direction Mouvement et Services aux Mutuelles (DMSM), nous recherchons une-e Assistant-e de Direction pour rejoindre une équipe dynamique. Vos principales missions : Préparer et organiser les activités de la DMSM : Planifier et organiser l’ensemble des rendez-vous (réunions, déplacements…) des entités de la direction dans une logique d’anticipation Organiser les réunions, les déplacements, évènements des entités de la direction sur le plan logistique et matériel et préparer les documents et les éléments logistiques (réservation de salle, repas, …) nécessaires à leur bon déroulement Créer et suivre les tableaux de bords de l’activité des entités de la direction et émettre des alertes, le cas échéant S’assurer de la bonne application des procédures internes et jouer un rôle d’alerte Peut être amené (e) à apporter son soutien aux équipes à la demande de son management Traiter et gérer administrativement les dossiers des entités de la direction : Rédiger et mettre en forme les correspondances, documents, modes opératoires, comptes rendus, supports de communication… en utilisant les modèles de l’entreprise et dans le respect de la charte Participer à la réalisation des dossiers sur les aspects organisationnels et logistiques (coordination, planification, transmission …) Mettre en place et alimenter des outils de suivi des dossiers gérés Gérer les relations internes et externes des entités de la direction : Réguler et orienter les sollicitations (téléphone, mail, courrier) : les analyser, les hiérarchiser, les traiter ou les faire traiter et en assurer le suivi Organiser le classement et l’archivage de l’information S’assurer de la bonne transmission des informations inter et intra équipes et, le cas échéant, proposer et réaliser les actions de communication adaptées (intranet et internet) Assurer le traitement de l’information et la communication des entités de la direction : Transmettre les informations (mail, notes, fax…) pour le compte de l’équipe de direction Assurer la circulation et la transmission d’information auprès des différents interlocuteurs internes et/ou externes (clients, fournisseurs, partenaires, administrations…) Accueillir les visiteurs des entités de la direction : Accueillir sur lieu physique ou par téléphone les clients et/ou visiteurs, les orienter si nécessaire Traiter et prioriser les demandes, transmettre les messages à qui de droit Profil recherché : Vous êtes fait(e) pour ce poste si vous possédez : De formation minimum Bac2/3 en gestion/assistanat avec minimum 10 années d'expérience équivalente Autonomie, sens du service et sens de l’initiative Savoir-faire relationnel et capacité à travailler en équipe Capacité d’organisation et de priorisation des activités Force de proposition, sens de la confidentialité Bonne maîtrise du pack office (publipostage, rédactions diverses) Une maîtrise des macros et formules de calcul Excel serait un plus Pourquoi nous rejoindre ? Salaire : 34-44K€ selon profil et expérience, sur 13,55 mois Carte ticket restaurant Un cadre de travail bienveillant et innovant Un comité d’entreprise pour avoir accès à des réductions et des bons plans Carte Navigo : 50% prise en charge Une culture d’entreprise qui favorise le bien être des équipes Télétravail possible : Plusieurs fois par semaine En plus des congés légaux, vous aurez 24 jours RTT Horaires flexibles De beaux locaux flambant neufs dans le beau quartier du 15ème (métro : Ligne 12 Vaugirard)
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