Secrétaire d'administration et de gestion budgétaire au greta-cfa (h/f)

Poste : Secrétaire d'administration et de gestion budgétaire GRETA-CFA

Diplôme exigé : Baccalauréat minimum (Bac+3 souhaité)
Expérience en comptabilité et gestion souhaitée

Hiérarchie :
- Est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Chef d'établissement support du GRETA-CFA ;
- Est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable administrative et de gestion et de l'agent comptable du GRETA-CFA ;

Rend compte : à ses supérieurs hiérarchique et fonctionnels

Missions : Gestion administrative du dossier des personnels du GRETA-CFA
Gestion budgétaire du GRETA-CFA

Cadre organisationnel :
Plan académique de formation ;
Plan de développement stratégique du GRETA-CFA ;
Procédures administratives et financières du GRETA-CFA ;
Règlement intérieur ;
Démarche Qualité et charte Eduform.

Activités / Responsabilités :

Sous l'autorité hiérarchique du chef d'établissement support et sous la responsabilité fonctionnelle des responsables désignés :

Gestion administrative :
- Réception, vérification, mise à jour et suivi des dossiers administratifs des vacataires du GRETA-CFA (documents d'identité, documents financiers, CV, diplômes.) ;
- Réception des lettres d'engagement de tous les vacataires avant le début de la formation ;
- Réception, vérification et envoi au rectorat des autorisations de cumul pour les personnels titulaires et contractuels de l'Education nationale ;
- Réception des états de service fait collectifs en provenance des UFA ; vérification et préparation des états de service fait individuels ;
- Transmission des états de service fait au CESUP pour signature et envoi au service paie pour traitement ;
- Envoi des fiches de paie aux vacataires ;
- Répondre au téléphone en cas de besoin ; savoir renseigner et orienter son interlocuteur ;
- Gestion documentaire, archivage et « CVthèque » ;
- Toute intervention dans YPAREO, relative à la gestion et au suivi des personnels.

Gestion budgétaire :

Une fois le budget du GRETA-CFA adopté,
- Réception des devis en provenance des UFA ;
- Préparation des bons de commande et suivi des engagements ;
- Suivi des commandes (réception des bons de livraison et des factures pour règlement) ;
- Saisie des liquidations de dépenses et de recettes ;
- Assurer le suivi mensuel de la comptabilité analytique en renseignant les tableaux adéquats par UFA et par formation ;
- Gérer les relations avec les interlocuteurs de l'UFA (DDFPT, CFC .) ;
- Gérer les relations avec les fournisseurs et les agents de services.

Connaissances, compétences et aptitudes requises (opérationnelles et comportementales) :
Connaissances :
- L'organisation du GRETA-CFA et du réseau de la formation professionnelle et continue de l'Education nationale et du ministère du Travail ;
- Les connaissances réglementaires du domaine ;
- L'organisation générale du système éducatif ;
- Les politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.

Compétences opérationnelles :
- Maîtriser les outils bureautiques et de gestion (logiciel des financeurs, outils numériques) ;
- S'assurer du respect des procédures internes et externes et des règlements ;

Aptitudes et positionnement :
- Savoir rendre compte ;
- Capacité d'adaptation ;
- Sens de l'organisation ;
- Réactivité ;
- Disponibilité et ponctualité ;
- Dynamisme ;
- Loyauté ;
- Rigueur, fiabilité ;
- Sens relationnel.