Assistant d'agence f/h - brioude (43)

Missions :

Gestion administrative de l’agence

• Accueil téléphonique et physique

• Rédaction de courriers, supports et comptes rendus

• Envoi de courriers : recommandés, colis

• Communication interne : mise à jour de l’affichage

• Suivi de l’entretien des locaux et de la sécurité

• Gestion des commandes de fournitures et du stock

• Gestion et organisation de l’inventaire de fin d’année

• Organisation des déplacements des collaborateurs

• Commandes des fournitures, mobilier, cartes de visite (ADR)

• Suivi du parc véhicule de l’agence



Assistanat du responsable d’agence

• Suivi des données financières de l’agence (CA, marge, facturation, frais fixes..)

• Organisation de réunions, d’évènements internes



Suivi des actions sécurité

• Suivi des formations sécurité : Habilitations

• Accueil sécurité des nouveaux collaborateurs

• Commande de vêtements de travail, EPI et outillage

• Suivi des rendez-vous périodiques de contrôle

• Participations aux causeries sécurité

• Suivi tableau de bord HSE



Activité service

• Ouverture et fermeture des bons de travail (BT)

• Création des commandes d’achats

• Réception, suivi de la facturation fournisseur, gestion des litiges

• Facturation des missions

• Renouvellement et facturation des contrats de maintenance

• Gestion des impayés clients : relance et suivi

• Suivi des coefficients

• Gestion administrative des fluides

• Suivi du tableau de bord hebdomadaire



Suivi administratif du personnel

• Vérification et validation des heures et notes de frais

• Gestion des visites médicales

• Déclaration des accidents de travail – suivi des arrêts

• Accueil et formation administrative des nouveaux arrivants

• Registre du personnel

• Suivi des congés, récupérations des collaborateurs (suivi des heures sur la semaine en-cours)

• Suivi des heures supplémentaires, TR & astreintes