Assistant(e) administratif(ve) de direction h/f

Filiale de Chronopost, nous sommes LE spécialiste de la livraison express de produits alimentaires sous température dirigée.


Notre offre permet la livraison de produits alimentaires secs, frais et surgelés à destination des professionnels et particuliers partout en France. Ce service s’appuie notamment sur un réseau de plus de 92 agences équipées en chambres froides.


Déjà près de 6 000 clients nous font confiance. Nous connaissons, depuis notre création en 2015, un fort développement nécessitant le renforcement de nos équipes supports comme opérationnelles.


A ce titre, et dans le cadre d’un remplacement, nous sommes à la recherche de notre nouveau(elle) Assistant(e) Administratif(ve) de Direction !


Mission

Rattaché(e) à l’Assistante du Président, votre rôle consiste à assister le Directeur Général et les membres du CODIR dans leur demande quotidienne.


Vous êtes amené(e) aussi à accompagner le développement de Chronofresh tout en respectant, et en faisant respecter, les processus de gestion administratifs du Groupe (achat, services généraux, comptabilité) afin de notamment permettre la coordination efficace du travail des équipes basées au Siège.


Vous serez donc amené(e) prendre en charge les missions suivantes :


1/ Assistanat du Directeur Général et des membres du CODIR


* Gérer l’ensemble de l’agenda du Directeur Général ;
* Réserver les déplacements du Directeur Général et des membres du CODIR dans le respect de la politique voyage du Groupe ;
* Réalisation des bons de commande sous Kairos pour le Directeur Général et les membres du CODIR.


2/ Gestion des équipements des équipes du Siège et des Agences sur votre périmètre


* Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs en commandant le matériel (PC, téléphones portables, badges, attribution des casiers…) nécessaire à la bonne intégration et en assurer le suivi ;
* S’assurer de la bonne maintenance des équipements (imprimantes, broyeuses, éclairage, système visio…) ;
* Commander les fournitures et les consommables du Siège ;
* Gérer les réservations au Business Center du Siège en fonction des demandes des collaborateurs.


3/ Gestion administrative du Siège


* Gérer et traiter la réception du courrier ;
* Accompagner les collaborateurs dans la prise en main des outils de gestion comptable du Groupe : édition des bons de commande, validation des factures, gestion des notes de frais… ;
* Effectuer le référencement des nouveaux fournisseurs auprès de la Comptabilité de Chronopost ;
* Vérifier la conformité des factures du Siège sur votre périmètre ;
* Gérer le parc des véhicules de pool : gérer la réservation administrative auprès des collaborateurs, renseigner le tableau de suivi, s’assurer du bon état des véhicules de pool via la réalisation d’un contrôle mensuel et aléatoire.
* Gérer la flotte des téléphones portables et accessoires de l’ensemble des collaborateurs : commander, suivre et résilier si nécessaire ;
* Gestion et mise à jour du drive partagé administratif du siège : documents juridiques, modes opératoires, suivi du matériel, comptabilité ; etc…
* Commander les plateaux repas, petits déjeuners et/ou collations en fonction des demandes et des évènements organisés par le Siège.


Cette liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer selon vos appétences et les besoins de l’entreprise.


Profil & compétences


Vous avez obtenu votre Bac Général ou Professionnel et êtes diplômé(e) d’une formation supérieure Bac+2 dans le domaine de l’assistanat de direction.


Vous justifiez d’une expérience professionnelle de 5 ans sur un poste similaire.


Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques. La maitrise de la suite Google (Drive, Docs, Sheets…) est un atout.


L’autonomie, la rigueur, l’organisation, la persévérance et le sens relationnel sont autant de qualités nécessaires pour occuper ce poste.


Des connaissances en anglais sont souhaitées.


Le sens du service, la discrétion et le sens de la confidentialité sont des prérequis.


Statut : Cadre

Rémunération : Entre 32K€ à 36K€ bruts mensuels selon profil sur 12 mois + part variable maximum de 5% de la rémunération annuelle brute + Intéressement/Participation + Plan Epargne Retraite + Prime de 13ème mois