Vos missions en quelques mots La DGA Ressources regroupe les grandes fonctions supports de la Collectivité Européenne d'Alsace pour apporter les moyens matériels, humains, techniques et administratifs indispensables au bon fonctionnement de l'Administration. Rattaché (e ) à la Directrice de la Direction Ressources Opérationnelles et Pilotage (DROP), vous assurez l’assistanat mutualisé pour la DROP, la Direction achats et commande publique (DACP) et la Direction des Finances (DIF). Vous êtes le référent RH de la DGA Ressources et de manière plus large vous prenez en charge des missions transversales en autonomie. A ce titre, vos activités sont les suivantes : 1) Assistanat pour la DACP En collaboration avec l’assistante de direction basée à Colmar : - Organiser les réunions de la Commission d’appel d’offres à Colmar et notamment vérifie le quorum de présence des élus membres - Transmettre les actes relatifs aux marchés publics dans le parapheur électronique (e-parapheur) à la signature des directions opérationnelles - Effectuer les commandes et suivre la consomma on de billets de train et de tram pour les agents de la DACP nord - Enregistrer les congés validés des agents de la DACP nord - Etre la référente accueil pour les nouveaux arrivants (agents ou stagiaires) au HCeA Strasbourg 2) Assistanat pour la DIF En collabora on avec l’assistante de direction basée à Colmar : - Assurer les permanences courriers et téléphone de la DIF, la commande de matériels et fournitures diverses - Organiser les réunions d’arbitrages budgétaires, la réservation des salles et l’envoi des invitations aux participants, - Participer à la constitution des dossiers des réunions financières Effectuer les commandes et suivre la consommation de billets de train et de tram pour les agents de la DIF nord - Enregistrer les congés validés des agents de la DIF nord - Est la référente accueil pour les nouveaux arrivants (agents ou stagiaires) au HCeA Strasbourg 3) Assistanat pour la DROP collaboration avec les assistantes de la DGA Ressources basées à Colmar : - Préparer avec le DGA/DAP les réunions et participer à celles-ci pour rédiger les comptes rendus, - Faire le lien avec les équipes RH sur le volet opérationnel :tenu des tableaux de suivi des CDD de renforts / remplacements, des stagiaires et des apprentis, alimenta on des espaces de travail collabora f en cas de besoins, - Préparer les éléments d'arbitrage en particulier sur les enveloppes renfort-remplacement, stagiaires et apprentis, les avancements de grade et promotions internes, les commissions d’arbitrage des postes etc. 4) Missions transversales - Coordonner l'archivage courant (gestion des locaux, coordination des référents archives) pour l'ensemble de l'HCeA de Strasbourg - Participer au système de suppléances entre assistantes au sein de la DGA Ressources - Etre référent accueil de la DGA Ressources sur Strasbourg Profil recherché Profil de recrutement - Vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie sur des fonctions d’assistanat au sein d’une Administration, dont vous maîtrisez le fonctionnement et les exigences. - Vous possédez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie, outils collaboratifs) et une bonne connaissance des règles d’archivage et de gestion documentaire. - Polyvalent(e) et adaptable, vous évoluez avec aisance dans un environnement comprenant de multiples interlocuteurs. Habitué(e) à la gestion d’agendas complexes, vous savez organiser, prioriser vos missions et faciliter le quotidien des cadres que vous assistez. - Doté(e) d’excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles, vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité. À l’écoute, vous savez analyser les besoins de vos interlocuteurs et y répondre avec professionnalisme, disponibilité et réactivité. - Rigoureux(se), fiable et discret(ète), vous accordez une importance particulière au respect de la confidentialité. Vous savez allier autonomie, esprit d’équipe et reporting régulier auprès de votre hiérarchie. Spécificités du poste - Recrutement se fera par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle dans le cadre d'emploi Rédacteurs territoriaux (F/H) - Résidence administrative : Strasbourg- 1 place quartier Blanc - Poste à temps plein
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