Nous recherchons pour un contrat à durée indéterminée un(e) Assistant Administratif et de Gestion - F/H.
Vos missions :
Vous serez rattaché(e) à la Direction, sous la supervision du Responsable Administratif, Finances et Ressources Humaines, et nous attendons notamment de vous les missions suivantes :
I/ Fonctions administratives
· Secrétariat courant
Gestion du courrier et classement ; gestion du standard téléphonique ; accueil physique des clients, partenaires, prestataires ; réservation des déplacements professionnels de l’équipe.
· Gestion et vie des bureaux
Gestion des fournisseurs (ménage, fournisseur électricité, …) ; gestion des stocks (fournitures, consommables informatiques, …) ; aide à l’organisation d’évènements internes.
II/ Fonctions associées au Bureau sûreté
Demande d’habilitation ; demande de contrôle élémentaire ; rédaction des PCS et suivi ; gestion des accès et des badges ; gestion documentaire des informations classifiées.
III/ Fonctions opérationnelles
· Archivage des dossiers papier et numérisés suivant routage des chefs de projets :
Plusieurs niveaux d’archivage seront à considérer selon la phase de traitement des dossiers (pendant les appels d’offres auxquels ICOMME répond, pendant les phases d’études des affaires, pendant les phases de travaux) ; tenue d’un tableau de suivi des réceptions.
· Gestion documentaire des projets :
Attribution de référence de documents ; consignation des documents projet dans l’arborescence documentaire ; classement informatique.
· Gestion de la comptabilité des affaires en collaboration avec les Responsables d’affaires :
Traitement de la saisie des situations de travaux entreprises en phase DET ; établissement de l’état d’acompte mensuel ; établissement, suivi et encaissement de la facturation client ; relance clients, traitement des litiges en lien avec la Direction et les Responsables d’affaires ; récapitulatif dans tableau de synthèse.
· Participation aux constitutions de dossiers d’appels d’offres :
- Dossiers de candidatures
- Dossiers d’offres
De formation Bac+2/3, BTS Assistanat de Gestion ou équivalent, vous justifiez d’une expérience de minimum 3 ans à un poste similaire et au moins d’une première expérience dans le domaine de la facturation. Vous maitrisez Excel et les outils informatiques (types ERP, logiciel comptable).
Autonome, réactif(ve), rigoureux(se) et d'un naturel positif et bienveillant, vous justifiez d’un excellent relationnel et d’une très bonne organisation de travail, et vous maitrisez la langue française à l’oral comme à l’écrit.
Vous souhaitez intégrer une structure à taille humaine en développement et participer à la construction de son histoire au travers de projets dynamiques et stimulants ?
Rejoignez-nous dans l’aventure Icomme pour vivre de notre raison d'être : « des hommes et des femmes au cœur de vos projets ! »
Bureau d’études en bâtiment et infrastructures créé en 2005, implanté sur Bordeaux, Brest, Versailles et Aix en Provence, nous intervenons pour le compte de donneurs d’ordres institutionnels et de grands industriels. Nous mettons notre compétence au service des projets de construction nécessitant les compétences de maîtrise d’œuvre générale TCE bâtiment et d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur des grands projets d’infrastructures industrielles et militaires.
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