Le GROUPE IFPASS est l'institut de référence de la formation, de l'emploi et des services dans les secteurs Assurance, Banque et Finance ; proposant l'offre la plus large du marché.
Le Groupe Ifpass accueille plus de 24 000 apprenants chaque année et propose une offre complète, innovante et modulable composée de formations diplômantes de niveau Bac à Bac +5, de certificats, de formations qualifiantes en adéquation avec les besoins des entreprises d'assurance et de leurs salariés, ainsi que des services de recrutement et d'accompagnement de carrières. L'Ifpass recrute un(e) Assistant(e) de Direction Générale pour accompagner son Directeur Général dans l'organisation quotidienne de ses activités, la préparation des instances de gouvernance et la coordination des échanges internes et externes.
Ce poste est exécutif et opérationnel, sans responsabilité stratégique ni encadrement direct. Il s'adresse à un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e), capable de gérer plusieurs sujets avec méthode, rigueur et discrétion.
Contexte du poste
Vous travaillez directement avec le Directeur Général et êtes le relais opérationnel auprès des différentes directions et interlocuteurs externes.
Le poste implique la gestion de multiples priorités, d'un agenda complexe et la préparation de réunions institutionnelles. Vous assurez la fluidité des échanges et le suivi des dossiers.
Vos missions
Gestion d'agenda et organisation
- Planification des rendez-vous du Directeur Général
- Coordination avec les interlocuteurs internes et externes
- Organisation des déplacements professionnels (centres en région, partenaires, clients, institutions)
Préparation des instances de gouvernance
- Organisation des Conseils d'administration, Assemblées générales et comités
- Préparation et diffusion des dossiers nécessaires aux réunions
- Suivi administratif et archivage des documents associés
Organisation d'événements institutionnels
- Coordination logistique de conférences, tournages TV, cérémonies et concours
- Relation avec prestataires et équipes internes
- Suivi de la bonne exécution des événements
Interface et communication
- Accueil des interlocuteurs externes (dirigeants, partenaires, clients, institutions)
- Liaison avec les assistanats et secrétariats partenaires
- Gestion des appels et mails
Gestion administrative et suivi de dossiers
- Suivi de certains paiements (CB en ligne, abonnements presse) et pointage de relevés bancaires
- Préparation et centralisation de dossiers
- Rédaction de notes, courriers et comptes rendus
- Relecture de supports institutionnels (catalogues, articles, brochures)
- Mise à jour de présentations et archivage des dossiers
Support transversal
- Appui ponctuel aux différentes directions selon les besoins et la charge d'activité
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