Le responsable administratif est chargé de :
-participer à l’élaboration de la politique de la composante et d’assurer la mise en œuvre des orientations stratégiques définies par le directeur et le conseil
-administrer et coordonner les affaire générales et institutionnelles
-gérer les ressources humaines, la préparation et l’exécution du budget en dépenses et en recettes
-veiller à la bonne organisation des activités de formation et de recherche de la composante et de sa contribution à l’école magistrale et doctorale CY Tech et de son école d’ingénieurs
-planifier la mise en œuvre des ressources matérielles, veiller au respect des règles de santé et de sécurité au travail, réviser le DUERP annuellement
-organiser la qualité des données au sein du système d’information
-piloter l’organisation des événements et mettre en œuvre des actions de communication interne et externe
-contribuer à la coopération entre la direction de la composante, les départements et unités de recherche, la direction administrative de l’école magistrale et doctorale CY Tech, ainsi que les services centraux
1- En matière d’encadrement :
-Animer et coordonner l’équipe administrative et technique affectée à la direction, dans les départements et les unités de recherche
-Définir l’organisation administrative, programmer et évaluer l’activité
-Définir les objectifs individuels, superviser les missions, procéder à l’évaluation professionnelle des collaborateurs directs, définir leurs besoins de formation et les accompagner dans leur parcours professionnel
-Assurer le lien fonctionnel avec les personnels de l’école magistrale et doctorale dédiés à l’institut
2 - En matière de pilotage :
-Assurer le bon fonctionnement de l’institut en collaboration avec le directeur de composante
-Impulser et piloter les projets de transformation et favoriser la conduite du changement au sein de l’institut
-Participer à l’élaboration de l'ordre du jour et des documents présentés en conseil d’institut
-Superviser la bonne organisation du soutien à la recherche, à l’innovation aux relations avec les entreprises et aux relations internationales
-Animer et veiller à la mise en œuvre de l’amélioration continue de la qualité et au contrôle de gestion
-Assurer l’interface et la représentation de l’institut avec les services centraux et communs de l’université
-Suivre l’élaboration et l’application des conventions
-Administrer et actualiser les sites internet et intranet de l’institut avec le chargé de communication
3- En ce qui concerne la formation tout au long de la vie :
-S’assurer de la bonne organisation des missions d’accueil des étudiants, apprentis et stagiaires et de soutien à la formation, selon un calendrier annuel et en lien, pour ce qui la concerne, avec la directrice administrative de l’école magistrale et doctorale CY Tech
-Coordonner la journée portes ouvertes, les prérentrées, la semaine d’intégration, les évaluations des connaissances et des compétences, ainsi que les évènements de l’institut
-Contribuer aux mesures de sûreté et de prévention des actes de violence organisées par l’établissement
-Organiser la mise à jour fiable dans les délais impartis des systèmes d’information nationaux (Parcoursup, MonMaster, Insersup) et d’établissement (e-candidat, APOGEE, CELCAT, ENT)
4 - En matière de ressources humaines
-En associant le directeur et les responsables fonctionnels (responsable de département ou directeur d’unité de recherche) et en lien avec la direction des ressources humaines, contribuer au recrutement et à l’évolution de la situation individuelle des personnels BIATSS ;
-Accueillir et accompagner administrativement les personnels titulaires et contractuels chargés d’enseignement
-Assurer le recrutement des vacataires chargés d’enseignement et de surveillance
-Veiller à la prévision et au suivi de la charge d’enseignement, en lien, pour ce qui la concerne, avec la directrice administrative de l’école magistrale et doctorale CY Tech
5 – En matière financière :
-Participer à l’élaboration du budget, préparer et participer avec le directeur au dialogue de gestion et en lien, pour ce qui la concerne, avec la directrice administrative de l’école magistrale et doctorale CY Tech ;
-Organiser le pilotage frugal de la dépense et la facturation régulière des recettes
-Assurer le suivi budgétaire de la masse salariale
-Préparer avec le directeur, soumettre au conseil et appliquer les tarifs des formations
6- En matière de sécurité :
-Contribuer et participer à la mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité au travail de l’établissement
-Désigner les assistants de prévention en associant leurs responsables fonctionnels
-Mettre à jour annuellement le document unique d’évaluation des risques en lien avec les assistants de prévention.
-Participer à la gestion des situations de crise
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