Publiée le 15 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Assurer l'accueil, l'information et le suivi administratif des usagers dans les domaines de l'urbanisme et de la vie associative. Être l'interlocuteur privilégié des associations dans le cadre du dispositif de « guichet unique », afin de centraliser les demandes, garantir leur traçabilité et assurer leur transmission aux services compétents. 1. Accueil physique et téléphonique du service urbanisme • Accueillir, orienter et renseigner le public (usagers, professionnels) • Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriels du service. • Assurer une première information générale sur les démarches administratives • Filtrer et orienter les demandes vers les services compétents 2. Secrétariat du service urbanisme • Assurer l’accueil et l’information de premier niveau en matière d’urbanisme (PLU, permis, déclarations, etc.) • Réceptionner, enregistrer et suivre les dossiers d’urbanisme • Assurer la gestion administrative des demandes (courriers, mails, classement, archivage) • Mettre à jour les tableaux de suivi des dossiers • Assister les agents instructeurs dans leurs tâches administratives 3. Référent administratif de la vie associative • Constituer le point d’entrée administratif privilégié des associations, des élus et des services • Informer les associations sur les démarches et procédures • Réceptionner, enregistrer et suivre les demandes associatives • Veiller à la bonne orientation des demandes vers les services concernés • Assurer le suivi des réponses apportées et la traçabilité des sollicitations 4. Activités transversales • Utiliser le logiciel dédié de réservation et de suivi • Assurer la mise à jour de la base documentaire des associations • Participer au suivi du calendrier des manifestations communales et associatives et veiller à sa diffusion Profil recherché Savoirs faire • Connaissances de base en urbanisme (souhaitées) • Fonctionnement des collectivités territoriales • Réglementation liée à la vie associative • Connaissance des procédures administratives • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) • Techniques d’accueil du public • Capacités rédactionnelles • Organisation et gestion des priorités Savoir-être • Sens du service public • Aisance relationnelle et diplomatie • Rigueur et discrétion professionnelle • Polyvalence et adaptabilité • Travail en transversalité
