Assistant administratif et financier (h/f) - sans expérience

Fonctions
Fonctions : Assistant.E – administrati / fve et financier.E
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP (le cas échéant) : J
Emploi-type (le cas échéant) : Technicien-ne en gestion administrative
CDD de 36 mois.
Mission principaleSous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale de SCAI, et de la responsable administrative de SCAI, coordonner et assurer la gestion administrative et financière du projet PostGenAI@Paris au sein du SCAI, en étroite collaboration avec le ou la cheffe de projet PostGenAI@Paris.
Activités principalesSuivi et reporting budgétaire
Aider à la mise en place du budget du projet et suivi de son exécution
Réaliser des bilans financiers mensuels, anticiper l'évolution des dépenses des équipes
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
Gestion des commandes d’achat : établir les devis, bons de commande et assurer la vérification et le suivi des échanges avec les fournisseurs
Gestion des déplacements : instruire les dossiers de mission pour les personnels associés au projet
Organisation et gestion des réunions, séminaires et évènements du projet : assister l’équipe du projet dans la planification et l’organisation des réunions, séminaires et événements du projet (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendus, rapports…)
Recrutement : préparer les dossiers de recrutement avec le service RH et aider à l’installation des nouveaux agents au sein de SCAI
Communication
Coordination avec les gestionnaires de SCAI / ISCD / Laboratoires / départements / services concernés par le Cluster
Assurer l’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes (partenaires, fournisseurs, services de l’université).
Diffuser les informations et les documents nécessaires au bon fonctionnement du projet
Participer à l’élaboration et à la mise à jour des supports de communication
Missions transversales SCAI
Gestion et validations des salles
Vérifier et suivre le bon déroulement (entretien, rangement…) du plateau
Accueillir, informer et orienter dans les démarches administratives les visiteurs / étudiants / enseignants-chercheurs / partenaires / personnes externes…avec l’aide de l’équipe de SCAI
Assister à l’organisation des évènements de SCAI
Assister les collègues ponctuellement si nécessaire sur d'autres activités de SCAI, par exemple des tâches liées à d'autres projets comme SOUND.AI, Sorbonne.AI.
Outils spécifiques à l’activité
Sifac Smartdata, Lab&Co
Bureautique, internet, outils de travail collaboratifs en ligne
EncadrementNon
Connaissances transversales requises
Connaissance générale des techniques de gestion financière
Connaître la comptabilité publique et la réglementation financière
Utiliser les techniques de classement et d’archivage
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels.
Langue anglaise : niveau A2
Savoir-faire requis
Capacité à concevoir une organisation des dossiers ;

savoir trier hiérarchiser et classer les informations
Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes
Capacité à comprendre les conventions pour s’adapter aux contraintes des financeurs
Savoir-faire
Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP
Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)
Savoir-faire transversaux
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être
Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
Autonomie, méthode et rigueur
Sens de l’organisation et de la coordination
Aptitude à travailler en équipe
Disponibilité, discrétion et confidentialité
Sens du contact et des relations humaines
Polyvalence et capacité d’adaptation
Rigueur et méthodologie
À propos de Sorbonne UniversitéChoisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.
Ce poste est à pourvoirAu sein des Directions Interfacultaires et du Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI), Campus Pierre et Marie Curie, Bâtiment Esclangon.
SCAIDans un contexte national et international marqué par la compétition autour de l’intelligence artificielle, Sorbonne Université a créé SCAI, qui réunit un éventail stratégique des disciplines de l’intelligence artificielle moderne.
L’ambition de SCAI est de contribuer significativement à l’excellence de la recherche interdisciplinaire en intelligence artificielle en favorisant les échanges entre enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheurs et chercheuses, enseignantes et enseignants, étudiantes et étudiants et industrielles et industriels.
CLUSTER PostGenAI@ParisDans le cadre de la stratégie nationale Intelligence artificielle et du programme France 2030, Sorbonne Université a remporté l’appel à manifestation d’intérêt « IA-Cluster » avec un montant de 35 millions d'euros sur 5 ans. Ce projet intitulé PostGenAI@Paris, est piloté par SCAI et réunit les membres de l’Alliance Sorbonne Université, ainsi que d’autres institutions académiques, parmi lesquelles l’AP-HP, Paris-Panthéon-Assas, le Cnam, Sciences Po… Le cluster bénéficie également du soutien de plus de 60 partenaires industriels, qui se sont engagés pour plus de 32 millions d'euros de financement.
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