Le ou la gestionnaire d'inscription assure la gestion administrative des inscriptions aux séjours de vacances pour enfants, garantit un accueil de qualité aux familles et veille à la conformité des dossiers. Le/la salariée est sous l'autorité hiérarchique de la Responsable du service Inscriptions/Transports. Il/elle gère l'ensemble des démarches administratives liées aux inscriptions des enfants aux séjours, tout en assurant un accueil bienveillant et professionnel envers les familles.
Mission 1 : Information des familles
A ce titre le salarié doit :
Informer les familles sur les séjours, les modalités d'inscriptions et les documents requis
Accompagner les familles dans la sollicitation d'aides financières
Conseiller les familles sur le choix du séjour pour leur enfant
Envoyer les lettres aux familles
Contrôler la mise en ligne des nouvelles au parents via le site dédié
Mission 2 : Gestion des inscriptions
A ce titre le salarié doit :
Saisir et suivre les inscriptions dans le logiciel dédié
Contrôler la complétude des dossiers (sanitaires, administratifs, règlements)
Mission 2 : Suivi des paiements et relances
A ce titre il doit :
Assurer l'enregistrement des paiements
Établir les échéanciers si besoin
Effectuer des relances en cas d'impayés ou de pièces manquantes
Mission 3 : Préparation des départs et retours
A ce titre il doit :
Éditer les listes des participants et transmettre les documents aux encadrants
Envoi des convocations et trousseaux aux familles
Constituer les dossiers de départ (autorisations, fiches sanitaires, transports)
Assurer le suivi post séjour (retours de documents, satisfaction des familles)
Une expérience et une bonne connaissance des séjours de vacances pour enfants en tant qua'nimateur/trice serait un plus
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