Vos missions en quelques mots Mission : L'assistante ou l'assistant administratif apporte un appui méthodologique à la direction de l'institut et aide à la prise de décision dans les processus d'évaluation, création, renouvellement, suppression et changements de périmètre des structures de recherche rattachées à l'institut. Elle ou il assure également l'interface avec le comité national, pour les instances relevant de l'institut. Activité : 1- Suivi des Unités : - Suivre les processus de création et renouvellement, selon les vagues de contractualisation du HCERES, en lien avec les directrices et directeurs adjoints scientifiques de l'institut (DAS), la direction d'appui aux partenariats publics du CNRS, les délégations régionales et les directions des unités ; - Instruire les nominations des directions d'unité - Rédiger les lettres de mission des directeurs d'unité, en lien avec les DAS - Elaborer et tenir à jour, dans un objectif d'amélioration continue, des tableaux de bord et de suivi. 2- Instances du comité national de l'Institut : - Assurer l'interface entre la direction de CNRS Ingénierie et le secrétariat général du Comité national de la recherche scientifique (CoNRS) pour l'organisation des réunions du conseil scientifique d'institut, des sections rattachées à l'INSIS et du conseil scientifique - Veiller à la composition régulière des instances et suivre les processus de désignation pilotés par le Secrétariat général du CoNRS - Participer aux réunions des sections et du Conseil scientifique d'institut (CSI) selon les ordres du jour 3- activités de pôle : - Rendre compte sur l'activité du portefeuille en charge et alerter sur les dossiers sensibles - Assurer une veille juridique et participer à la diffusion au sein de l'institut de la réglementation en matière d'évaluation et de contractualisation des unités - Mettre en œuvre une démarche d'amélioration continue : participer à la formalisation et à la simplification des processus - Participer à la mise en place des outils CNRS liés à l'activité et assurer une veille sur l'évolution des outils existants (Doc'Utiles, Otarie, RESEDA) - Mettre à jour les systèmes d'information supports aux différentes activités - Gérer la messagerie électronique du pôle Profil recherché Contexte : Le poste est localisé au siège du CNRS à Paris (3, rue Michel-Ange, 75016 Paris), au sein de CNRS Ingénierie, l'un des 10 instituts thématiques du CNRS, en charge de la mise en œuvre de la politique scientifique de l'établissement dans son domaine et de la coordination de l'action des 138 structures qui lui sont rattachés, comptant plus de 17000 personnels, dont 2000 personnels permanents CNRS. Sous l'autorité du directeur adjoint administratif (DAA), l'équipe support est structurée en 7 pôles fonctionnels : structures et instances, ressources humaines, finances, communication, Innovation et Plateformes, International et Europe et Appui. L'agent exerce son activité au sein du pôle structures et instances, sous l'autorité de la responsable du pôle. Elle ou il travaille en lien étroit avec les directeurs adjoints scientifiques et avec les autres pôles de l'institut. L'activité implique des interactions en particulier avec la DAPP, le SGCN, les présidentes et les présidents des instances du CoNRS, la DAJ, les délégations régionales et les directions d'unités. Competence : Savoirs : - Connaître l'organisation de la recherche ; - Connaître l'organisation administrative et le fonctionnement du CNRS. Savoir-faire : - Appliquer et expliquer un cadre juridique ; - Rédiger des notes d'information, des documents de synthèse et des courriers ; - Informer et rendre compte ; - Savoir anticiper, planifier et gérer des priorités ; - Capacités d'analyse et de synthèse - Maîtriser les outils bureautiques (suite Office) - Exploiter les systèmes d'informations (Zento, Réséda) et utiliser des applications métiers (Otarie, e-valuation). Savoir-être : Sens du travail en équipe, rigueur et fiabilité, réactivité, aisance relationnelle Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Comptabilité, gestion Langues Français Seuil
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