Poste
En tant qu’Assistante Administrative, vous appuyez la responsable de production et êtes le point central de l’organisation et du suivi des projets (casting, production, événements). Vous assurez la coordination logistique et administrative pour permettre aux équipes de se concentrer sur leurs missions.
Objectif du poste
Assurer le bon déroulement des opérations administratives et logistiques liées aux projets (casting, production, événements), en support des équipes, avec un fort enjeu de coordination et d’anticipation.
Missions principales
1. Organisation & coordination logistique
1. Réservation des transports (TGV, etc.) et hôtels pour les équipes
2. Négociation et booking des hôtels
3. Réservation des hôtels, billets et navettes pour castings et repérages
4. Organisation des repas / traiteurs
5. Organisation des livraisons (collections, matériel…)
6. Préparation et gestion des valises (départs / retours)
2. Suivi administratif & prestataires
7. Gestion des bons de commande (délégation sous supervision)
8. Demandes de création de comptes fournisseurs
9. Suivi des devis et confirmations auprès des agences de location
10. Organisation du repassage (prise de contact et confirmation prestataires)
3. Coordination casting & production
11. Suivi des sélections casting
12. Transmission des informations aux agences
13. Suivi des disponibilités
14. Coordination avec les Directeurs Artistiques jusqu’au booking final
4. Gestion comptable & suivi financier
15. Suivi et envoi des factures
16. Gestion des demandes de paiements anticipés
17. Relance des paiements
Profil
Profil recherché
Nous recherchons un profil d’assistante administrative polyvalente, capable de gérer plusieurs sujets simultanément dans un environnement dynamique.
Qualités clés :
18. Organisation et rigueur
19. Sens des priorités
20. Patience
21. Proactivité
22. Excellent relationnel
23. Agilité et adaptabilité
24. Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle (multi-projets)
Autres informations
Département : Marketing
Durée : 6 mois
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