DU POSTEL?adjoint administratif a pour mission :? Préparer et participer aux réunions hebdomadaires du bureau de Fédération, savoir prendre les notes et réaliser les comptes rendus (présences/absences des membres)? Préparer et participer aux réunions du Conseil de Bloc, et réaliser les comptes rendus? Participer aux réunions mensuelles et hebdomadaires de cadres de santé des Blocs Opératoires, et réaliser les comptes rendus en collaboration avec le CSS IBODE? Préparer et participer à l?organisation des réunions des projets de la Fédération? Participer à la diffusion d?informations auprès des partenaires de la Fédérations des Blocs (chirurgiens, médecins anesthésistes-réanimateurs, service transport, pharmacie, USCPP?) et des Cadres de Santé des Blocs Opératoires? Filtrer et orienter les appels téléphoniques? Contacter des interlocuteurs opérationnels pour l?avancement des projets, aménagements et réparations? Recenser les besoins pour l?élaboration des plans de mobiliers, de travaux, etc.? Colliger les besoins pour l?élaboration des plans de formation? Gérer l?agenda du Cadre Supérieur de Santé IBODE Fédération des Blocs? Ponctuellement, organiser les réunions du Cadre Supérieur de Santé ordonnancement parcours patients& fédération des sites interventionnels? Assurer l?accueil physique et/ou téléphonique des personnes s?adressant aux cadres supérieurs? Accueillir le public venant sur le PTI: savoir décrypter une demande, renseigner, et orienter vers le bon interlocuteur? Enregistrer l'absentéisme des agents des Blocs de la Fédération des Blocs? Préparer l'info garde afin de le transmettre aux CSS et Cadre de Santé d'astreinte le week-end et jour férié? Actualiser le tableau des congés des cadres de blocs et des membres du bureau de la Fédération des Blocs? Gérer et réorienter si besoin le courrier? Gérer les réservations de la salle de réunion du PTI? Réaliser la frappe et / ou la mise en forme des courriers et documents divers ainsi que leur diffusion? Elaborer et/ ou mise à jour de tableaux de bord (gestion absentéisme, BH Soldes OAT, astreintes?)? Reproduire et transmettre des documents? Gérer les commandes de fournitures de bureau, consommables informatiques pour le PTI? Gérer, classer et archiver les dossiers? Aide à la réalisation des bilans annuels ? Actualiser la page Intranet du CHU? Prendre les rendez-vous annuels d?évaluation des agents du POOL et des Cadres de Blocs? Organiser les rendez-vous avec les Chefs de services de chirurgie pour l?évaluation annuelle des Cadres? Préparer les tableaux d'assignation de grève, les transmettre aux Cadres, les faire viser par le CSS et les transmettre à la DRH. Préparer l'état des grévistes puis envoi à la DRH? Insérer les documents et procédures MOP CAT dans Blue Kango concernant l?activité opératoire.? Assister le CSS IBODE dans l?organisation logistique de la Journée Blanche Diplôme requis? Baccalauréat? Une formation complémentaire dans le domaine du secrétariat est indispensable? Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, Power Point, Outlook, Blue Kango? Connaissance des progiciels CPAGEi Commandes, Bloc Activité, ASSET Plus, Blue Kango, Chronos, Whoog, IntranetUne expérience de secrétariat est souhaitableExpérience dans un secteur de soins techniques serait un plus Particularités du poste? Poste à 100%? Temps de travail hebdomadaire de 36H ? 6 RTT? Amplitude horaire :? 9h - 17h les lundis, mardis et jeudis.? 8h - 17h en alternance soit les mercredis soit les vendredis avec une de pause repas de 1h.? Pourra être amené(e) à participer à des réunions le matin plus tôt et l?après-midi plus tard dans le cadre de ses missions.? Planification des congés annuels, des RTT et RC en concertation avec les 2 Cadres Supérieurs de la Fédération des Blocs ? Sites interventionnels
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