Assistant(e) du pdec et secrétaire de la sous-préfète en charge du territoire roubaisien

Groupe RIFSEEP : 1



Vos activités principales :



En tant qu’assistante du préfet délégué pour l’égalité des chances, en lien avec la directrice de cabinet, en binôme :


- Gérer l’agenda du préfet délégué pour l’égalité des chancesen lien avec la direction du cabinet: planifier les réunions et visites de terrain, notamment les réunions périodiques avec les services déconcentrés et les délégués du préfet.


- Assurer le bon déroulement des réunions et visites planifiées: réserver les salles et outils nécessaires, rédiger les invitations, assurer les relances, tenir une liste de présence, organiser les déplacements et préparer les dossiers de la journée, gérer la mise à jour des contacts.


- Recevoir les appels et les retranscrire, communiquer les directives du préfet auprès des services déconcentrés.


- Rédiger, modifier, envoyer des courriers et notes préparés par le préfet délégué, les membres du cabinet et les services.


- Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier, en faisant le lien avec le contenu des parapheurs mis en signature.


- Gérer les stocks des fournitures de bureau et de réception.


- Assurer la gestion des congés du préfet délégué, des congés exceptionnels des membres du cabinet et des délégués du préfet.


- Réserver les billets de train et les chambres d’hôtel pour le préfet délégué et les membres du cabinet en cas de déplacement.


- Assurer la charge du secrétariat durant les absences du binôme et travailler en horaires de brigade.




En tant qu’assistante de la sous-préfète en charge du territoire roubaisien :


- Gérer l’agenda de la sous-préfète : planifier les réunions et visites de terrain, notamment les réunions périodiques avec les services déconcentrés et les délégués du préfet.


- Assurer le bon déroulement des réunions et visites planifiées: réserver les salles et outils nécessaires, rédiger les invitations, assurer les relances, tenir une liste de présence, organiser les déplacements et préparer les dossiers de la journée, gérer la mise à jour des contacts.


- Recevoir les appels et les retranscrire, communiquer les directives au sous-préfet auprès des services déconcentrés.


- Assurer la gestion des congés du sous-préfet.


- Réserver les billets de train et les chambres d’hôtel pour la sous-préfète en cas de déplacement.




Votre environnement professionnel :


Activités du service :


Cohésion sociale



Composition et effectifs du service :


Le service du préfet délégué pour l’égalité des chances se compose: d’une direction de cabinet, de trois chargé(es) de mission, de la mission politique de la ville et égalité des chances (MPVEC), de 15 délégué(es) du préfet ainsi que deux assistantes de direction.



Liaisons hiérarchiques :


Le préfet délégué pour l’égalité des chances


La sous-préfète e charge du territoire roubaisien


La direction du cabinet



Liaisons fonctionnelles :


Le conseiller diplomatique, le SGAR, le directeur de cabinet du préfet de région, la DDETS, DDTM, DD ARS, les collectivité