Office manager support & organisation (h/f)

Rattachement hiérarchique :

Direction Générale

Missions principales :

L'Office Manager Support & Organisation est un acteur clé du siège de SAFE GROUPE SECURITE.
Il/elle centralise, organise et suit les demandes internes et externes, tout en assurant la bonne coordination administrative pour fluidifier le fonctionnement de l'entreprise.

Responsabilités détaillées :

1. Centralisation et gestion des demandes

Réceptionner et prioriser les demandes entrantes (clients, fournisseurs, collaborateurs).
Assurer la bonne transmission vers les services concernés.
Suivre les demandes internes et externes jusqu'à leur clôture et relancer si nécessaire.

2. Comptabilité et gestion financière

Préparation et saisie comptable (factures clients et fournisseurs).
Émission et suivi de la facturation clients.
Suivi des règlements et gestion du crédit management (relances clients, litiges).
Préparation des éléments pour le cabinet comptable.

3. Support administratif

Suivi et mise à jour des contrats clients, avenants et documents administratifs.
Préparation et envoi de documents réglementaires ou contractuels.
Gestion administrative des contrats clients et fournisseurs.
Gestion et suivi des commandes d'équipements, uniformes et fournitures.

4. Organisation et coordination interne

Tenue à jour des plannings d'échéances tickets et projets, réunions et jalons projets.
Suivi des échéances réglementaires et alerte en cas de retard.
Coordination des actions transverses impliquant plusieurs services.
Organisation et tenue à jour des espaces documentaires partagés (SharePoint, Teams, bases internes) en veillant à une arborescence claire, des documents à jour et un classement cohérent pour un accès rapide et fiable.

5. Optimisation et reporting

Mise à jour d'indicateurs clés pour la direction (retards, anomalies, performance).
Proposer des améliorations dans les processus internes.
Veiller au respect des procédures internes et des standards qualité.
Profil recherché :

Formation : Bac+2/3 en gestion, administration ou finance.
Expérience : 3 ans minimum sur un poste similaire (Office Manager, assistant de gestion.).

Compétences clés :
Organisation et gestion des priorités.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, Teams, SharePoint).
Solide maîtrise des bases de la comptabilité et de la facturation.
Excellente communication écrite et orale.

Conditions :

Contrat : CDI - Temps plein
Lieu : Siège SAFE Groupe Sécurité
Rémunération : Selon profil et expérience
Objectif du poste :
Alléger la charge administrative et organisationnelle des managers et de la direction, optimiser la coordination interne et garantir un suivi rigoureux des opérations administratives et financières.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Lieu du poste : En présentiel