Assistant de gestion administrative - domaine scientifique (h/f)

À propos de nous

Premier pôle européen de recherche, de soins et d’enseignement sur les maladies génétiques créé en 2007 au cœur du campus de l’Hôpital Necker-Enfants malades. Sa mission ? Mieux comprendre les maladies génétiques pour mieux les guérir.

L’Institut Imagine est un endroit unique au monde qui rassemble chercheurs, patients, médecins et personnels de santé dans une architecture créatrice de synergies au service d’une même ambition : changer la vie des familles touchées par les maladies génétiques.


Mission

Le/la candidat(e) sélectionné(e) rejoindra l’équipe du Pr. Rima Nabbout (PU-PH) impliquée dans plusieurs programmes à l’échelle nationale et internationale : responsable du centre de référence des épilepsies rares à l’Hôpital Necker-Enfants malades, responsable scientifique et technique d’un programme de recherche hospitalo-universitaire et coordinatrice de plusieurs projets européens.




MISSION ET FONCTIONS :

L’assistant(e) de gestion administrative jouera un rôle pivot dans la gestion et l’organisation de ces activités :

* Planification, organisation et suivi des réunions en concordance avec le planning hospitalier :

o Réunions de direction de projets européens ; conseil scientifique international, comités de pilotage ;

o Réunions avec les instances de direction de l’AP-HP et de l’Institut Imagine ;

o Organisation logistique ;

o Organisation de symposium, journées associatives, congrès.

* Suivi général des projets en cours :

o Diffusion des ordres du jour et comptes rendus ;

o Classement et tri de dossiers administratifs ;

o Conception et mise en forme des dossiers et supports de réunions ;

o Assurer la communication avec les autres équipes administratives et les gestionnaires (Institut Imagine, AP-HP, centre de référence, commission européenne) ;

o Suivi des dossiers et des décisions.

* Contribution aux différents projets de communication interne et externe (création des supports de communication, gestion des réseaux sociaux, lien avec les associations de patients) ;

* Gestion de l’agenda, suivi des mails et notes de frais ;

* Interface avec les équipes coordinatrices et les différents chefs de projet : assurer le lien avec les équipes de l’AP-HP, du centre de référence maladies rares, de la filière maladies rares et de l’Institut Imagine ;

* Interface avec les partenariats industriels.


Profil


COMPÉTENCES :

* Expérience en communication ;

* Bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale ;

* Parfaite maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint ;

* Capacité de synthèse ;

* Connaissances de l’environnement de la santé et de la recherche ;

* Très bon niveau écrit et oral en anglais (une langue supplémentaire serait appreciée).




QUALITÉS :

* Rigueur, sens de l'organisation, de l’anticipation et de l’autonomie ;

* Capacités d’adaptation et de flexibilité ;

* Capacités à évoluer au sein d’un environnement complexe et exigeant ;

* Esprit d’équipe, d’initiative et de responsabilités ;

* Aisance relationnelle et diplomatie ;

* Réactivité, efficacité ;

* Disponibilité.




PROFIL :

* De formation Bac+2/3 en support à l’action managériale, assistanat de direction et équivalents ;

* Expérience préalable de 2 ans minimum et de préférence dans le milieu de la santé.




CONTRAT :

Contrat à durée déterminée de 2 ans




MODALITÉS DU RECRUTEMENT :

Le dossier de candidature doit comprendre une lettre de motivation et un curriculum vitae détaillé