Afin de remplacer un départ, nous recherchons notre nouvelle secrétaire technique.
Travaillant en équipe avec plusieurs autres agences du groupe et sous la responsabilité de la responsable administrative, vous assurerez les tâches suivantes :
- Standard / accueil
- Gestion Courriers (arrivée et départ)/ gestion boite mail générale
- Classement, archivage (informatique)
- Organisation des déplacements (réservations.)
- Petite intendance (commande fourniture, préparation de salles de réunion, .)
- Préparation des réponses à Appels d'offre/ candidature en marchés publics sous supervision
- Assistance aux Ingénieurs et chefs de projet (frappe, relecture, envoi/ diffusion, préparation de fichiers, GED, numérisation)
- Word : saisie, relecture, mise en forme
- Excel : saisie, relecture, mise en forme
Formation Bac à Bac+2 en secrétariat
Logiciel : Pack Office (word, Excel, Outlook.), logiciels PDF
Une bonne maitrise des outils informatique en général est demandée.
Connaissance du domaine du bâtiment ou de la maitrise d'œuvre souhaitée (vocabulaire, procédure, interlocuteurs, ...)
Rigueur, sens de l'organisation, sens du relationnel et de l'analyse, sens du service, du travail en équipe et adaptation à votre environnement.
Experience: 24 Mois
Compétences: Classer des documents,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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