Nous avons besoin de vous et de votre implication pour accomplir les missions suivantes :
Missions principales :
Gestion de l'accueil physique et téléphonique
Administration générale du secrétariat
Travaux de bureautique : rédaction, saisie et mise en forme de documents informatiques (traitement des mails, courriers, notes, convocations, tableaux, comptes-rendus, et autres documents ou dossiers administratifs)
Réceptionner, traiter et diffuser les diverses informations vers les agents (bourse à l'emploi, notes diverses, infos mairie...)
Assurer les réservations de salles pour les réunions du service
Tenir à jour les différents listings et répertoires téléphoniques des agents du service
Suivre les stocks de matériels et fournitures de bureau courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs
Tenir les matrices de documents internes à jour et les diffuser
Gérer et organiser le planning hebdomadaire des agents remplaçants
Informer quotidiennement le service de l'ensemble des absences prévues et imprévues
Gérer les absences et les remplacements quotidiens du service Enfance
Valider les congés des agents remplaçants afin d'assurer le bon fonctionnement des différentes structures
Tenir à jour le tableau des absences
Administration des Recrutements
Assurer la réception et le suivi des CV
Alerter le chef de service sur les besoins en recrutements des agents remplaçants
Présenter les dossiers au chef de service pour aide à la décision
Convoquer les candidats en les informant de la nature du poste
Assurer le suivi et traitement des réclamations facturation
Assurer les vérifications et le suivi mensuel des pointages restauration des écoles
Réceptionner et traiter les réclamations des familles en lien avec la Régie multiservices
Suivre les incidents et accidents du travail
- Réceptionner et synthétiser les analyses d'incidents et accident
- Faire le lien avec les référents techniques pour envisager les suites à donner
Soutenir la partie administrative des commandes de prestations et de travaux
(écoles et bâtiments)
Proposer et participer à l'amélioration de la qualité du service
Missions devant être réalisées en suppléance du collègue binôme :
- Préparation des éléments de paie
- Préparation des entretiens professionnels
- Gestion du temps de travail des agents
- Administration des recrutements (phase 2)
Description du profil :
Vous devez être titulaire d'un baccalauréat et d'une expérience dans le domaine administratif.
Vous devez également avoir les connaissances suivantes :
- Maîtrise des outils bureautiques, niveau confirmé à expert (pack office 365)
- Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
Votre rigueur, votre adaptabilité, votre capacité d'analyse et votre disponibilité seront des atouts majeurs pour mener à bien les différentes missions confiées. Vous devez savoir gérer les situations d'urgence, prioriser et faire preuve de discrétion professionnelle.
Ce poste est ouvert aux fonctionnaires de catégorie C et aux contractuels pour un CDD de 12 mois renouvelable à temps complet (37h15).
Les avantages + :
- Complément Individuel Annuel (Intégrant le présentéisme)
- Compte épargne temps monétisable
- RTT
- Comité des Œuvres Sociales : Prestations sociales (garde enfants, centre de loisirs...), billetterie, location Mobil Home...
- Activités sportives gratuites réservées aux agents (Pilate, chorale, Padel.)
- Participation mutuelle et transports
- Forfait mobilité durable
- Parking privé pour les agents
Votre profil et ce poste sont en adéquation, rejoignez-nous dans cette aventure en intégrant une équipe dynamique et bienveillante au sein d'une structure à taille humaine.
Experience: 6 Mois - Expérience domaine administratif
Compétences: Accueillir, orienter, informer une personne,Utiliser les outils bureautiques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
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