RESPONSABILITÉS :
La personne recrutée assure les actes administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement des laboratoires
Gestion financière
• Suivre le budget et Eotp par laboratoire
• Effectuer des actes de gestion financière par laboratoire :
o créer des agents et fournisseurs
o gérer les commandes en recevant le besoins, établissant les devis, saisir les bons de commande, réceptionnant les marchandise et gérer les stocks
o réserver des billets de train, d'avion, chambres d'hôtel, inscription au colloque, gérer les frais de déplacement liés aux ordres de mission
o classer et archiver les pièces justificatives d'opérations financières et comptables
Accueil, renseignement, logistique
• Assurer la circulation de l'information, répondre et communiquer (accueil téléphonique, mailing et physique) avec les enseignants-chercheurs, les chercheurs associés, les doctorants, le personnel de la structure, les autres services, partenaires extérieurs,
• Assister les activités des équipes de recherche, apporter un soutien logistique : locaux, matériels, fournitures
• Participer à l'organisation des colloques, séminaires, journées d'études, journée de travail et les différents projets rattachés aux laboratoires
Gestion des dossiers, rédactionnel
Selon le mode d'organisation du laboratoire :
• Assurer le suivi des réunions, des réservations de salles
• Assurer des activités rédactionnelles (compte-rendu de réunion, courriers divers), mettre en forme et valoriser des supports écrits,
• Instruire des dossiers pour préparer les décisions courantes des unités de recherche.
• Suivre les demandes d'aide à la mobilité des doctorants, interface entre les laboratoire et l'école doctorale
• Assurer la gestion et l'actualité des sites web
• Assurer la gestion de la communication interne et externe
Suivi des conventions
• Suivre les volets administratifs, RH et financiers des contrats et des conventions de recherche
Activités annexes :
• Être le contact formation pour le laboratoire
• Élue au conseil de l'école doctorale
• Référent sécurité et incendie
• Assistant de prévention
Suppléer en cas de nécessité de service
Missions susceptibles d'évoluer par nécessité de service
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances :
• Connaissances générales des règles et lois de la gestion financière.
• Connaissances des circuits de décision en matière financière.
• Interface services financiers et direction de la recherche CY.
• Savoir structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations.
• Savoir mettre en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations spécifiques au domaine de la gestion financière.
• Avoir des notions de base de la comptabilité publique.
• Connaître l'organisation de l'université CY Cergy Paris Université et de l'INSPÉ serait un plus.
• Utilisation logiciel comptable SIFAC et réservation de salle CELCAT serait un plus
Compétences relationnelles :
• Savoir rendre compte et travailler en équipe tout en étant autonome.
• Avoir de très bonnes capacités rédactionnelles et orales.
• S'adapter à différents interlocuteurs
• Être réactif, rigoureux, méthodique et savoir anticiper
• Esprit d'initiative, de polyvalence et de disponibilité
• Aptitude à la gestion financière
• Avoir un sens fort de l'organisation
Conditions de travail :
📆 Poste ouvert aux agents titulaires (détachement) et aux agents contractuels (CDD de 12 mois)
🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
🩺 Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
🎓 Politique de formation interne développée
🏢 Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)
📍 Poste basé sur le site de Gennevilliers à pourvoir dès que possible
🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.
Rémunération :
• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B): entre 1700€ et 1950€ net par mois.
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