L’assistant(e) vient en appui de la direction, de la conduite de travaux.
Questions administratives
• Doit ouvrir et classifier le courrier et mail pour un traitement en accord avec la direction,
• Ouverture, classement, envoi, rédaction
Relations commerciales
• Assure la représentation complète et totale de l’entreprise par ses contacts auprès des clients soit par mail ou par téléphone
• Réalise les devis « de base » avec l’aide et le conseil si nécessaire de AH et avec le logiciel prévu
• Assure le suivi et les relances des devis et leur classement
Les dossiers chantiers
• Réaliser la saisie des petits devis.
• Imprimer les devis et les classifier selon la nomenclature établie.
• Transmettre les devis au client après validation
• Transmettre les documents administratifs nécessaires au dossier.
Préparation technique
• Saisi et diffuse les PPPSPS et/ou plan de prévention concernant le chantier, et intègre la commande dans le planning des travaux à exécuter,
• Ces documents doivent être établis en liaison avec la direction,
• Agrémenter le logiciel suite aux accords sur les devis
• Préparer les « fiches chantier » à transmettre aux équipes d’intervention
Plannings
• Est en lien avec les agences d’intérim pour recevoir les offres des ressources complémentaires.
Rapport de chantier
• A l’issue du chantier, préparer, mettre en forme et faire valider ces rapports, pour transmettre auprès de nos clients.
RH, Sécurité, prévention des accidents, discipline
• Préparation des éléments nécessaire à la paie (pointages…). Pour les salariés et les intérimaires.
Matériel, matériaux et outillage
• Prépare les commandes importantes ou spéciales vu avec la direction, demande de tarification au fournisseur, et vérification des factures fournisseurs selon les commandes.
Facturation à l’issue des chantiers
• Prépare la facturation pour la transmettre à la comptabilité
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