L’agent recruté assurera des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique pour 3 collaborateurs directs : La Secrétaire Générale, Le Responsable du STI (Service Technique Immobilier) et la Conseillère Prévention. Il réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
Ses missions s'inscriront en complémentarité avec celles de l'assistante du Directeur de l'Ecole, afin de former un binôme qui permettra, notamment en cas d'absence d'assurer la continuité du service.
Missions principales :
- Gestion des agendas : fixer des rdv, réunions, répondre à des sondages de disponibilités,
- Gestion des manifestations (logiciel Addulact),
- Commandes des services Prévention, STI, SG et des fournitures de bureau de l’école,
- Centralisation des achats du mobilier pour les différents services de l’école,
- Rédaction et suivi des conventions de locations de salles,
- Mise en concurrence marché traiteurs (pour tous les services),
- Rédaction de compte-rendu de réunions,
- Suivi des contrats maintenance (en lien avec le STIL).
Activités secondaires :
- Rédaction de notes, rapports.
- Suivi des demandes pour les accès Indigo aux parkings St Aubin et St Georges.
- Gestion du courrier: suivi, archivage
- Archiver des dossiers et documents de référence.
- Suivi des contrats photocopieurs.
Contraintes :
- Organiser l’activité en fonction des urgences et priorités opérationnelles.
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