Secrétaire gestionnaire odpe renfort 12 mois h/f (nouvelle fenêtre)

Raison d'être du poste

Assurer le secrétariat et concourir à lorganisation administrative et logistique de lunité de travail de lODPE

Missions principales

- Assurer laccueil téléphonique et physique, la prise de messages, lorientation des appels, la gestion de la boîte mail, le traitement et suivi des courriers, ainsi que la logistique du bureau (fournitures, classement, archivage), contribuer au soutien du secrétariat du service ASE et assurer le relais de certaines missions, notamment en cas dabsence des collègues
- Participer à lorganisation et la préparation des réunions (invitations, réservation de salles), assurer et suivre la reprographie et diffusion de documents divers
- Participer à lorganisation de lensemble des évènements organisés par lODPE: gestion des invitations et des inscriptions, préparation logistique (réservation de la salle, recensement des besoins logistiques, commande des prestations), diffusion de documents
- Assurer le suivi administratif des évènements indésirables avec lappui du ou de la conseillère technique (enregistrer et numéroter les évènements indésirables entrants, rechercher les informations manquantes, retransmettre la fiche de liaison aux établissements après enregistrement, contribuer à lorganisation de la commission évènements indésirables -définition de lordre de passage, envoi des invitations), envoyer les courriers post-commission, anonymiser les fiches de remontée des EI pour transmission à la préfecture).

Profil

Niveau détudes : V

Compétences
Relationnelles
Savoir assurer un accueil courtois et faire preuve de qualité découte_T
Savoir prendre des messages, orienter les appels et répondre aux demandes des partenaires
Connaître les réseaux de professionnels et dacteurs _T

Organisationnelles / stratégiques
Savoir organiser son travail en fonction des priorités de lactivité_T
Savoir construire des outils dorganisation et les faire partager (plannings, base de contacts)
Savoir alerter sa ligne hiérarchique des aléas, contraintes ou difficultés, suivre et relancer T+ T modifié

Techniques
Maîtriser les outils bureautiques et techniques de secrétariat
Savoir élaborer et suivre des plannings
Savoir élaborer et suivre des bases de données contacts
Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers simples, et/ou mettre en forme tout type de courrier
Connaître les politiques, mesures et dispositifs propres au champ d'intervention_T

Informations complémentaires

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre le Département de la Seine-Saint-Denis, cest :

exercer des responsabilités de haut niveau au service dune politique publique essentielle ;
contribuer concrètement à lamélioration du parcours et du quotidien des enfants confiés ;
rejoindre une collectivité engagée, innovante et mobilisée sur les enjeux de protection de lenfance ;
participer à des dynamiques partenariales fortes à léchelle départementale, régionale et nationale.