Vos missions en quelques mots Sous l'autorité directe de la DGS, l'assistant(e) de direction occupe un rôle central dans le bon fonctionnement de la collectivité. Il/Elle assure l'interface entre le Maire, les élus, la DGS et les services internes, tout en facilitant la transversalité au sein de la mairie. Missions principales : Au sein du pôle Administration Générale et placé(e) sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services (DGS), vous occupez une place stratégique au cœur de notre collectivité. Vous êtes le point de contact privilégié et l'interface entre Monsieur le Maire, les élus, la DGS et l'ensemble de nos services internes. 1. Secrétariat et Gestion Administrative : • Gestion et coordination des agendas de Monsieur le Maire et de la DGS. • Tenue du standard téléphonique et gestion de la boîte mail du Maire. • Ouverture, répartition et suivi du courrier entrant via l'outil dédié. • Rédaction de courriers, courriels de réponse et comptes rendus de réunions. • Suivi du planning des astreintes des élus. 2. Organisation des Instances et Réunions : • Conseils Municipaux : Préparation de la note de synthèse, envoi des convocations, organisation matérielle de la salle, suivi des signatures et transmission au contrôle de légalité. • Commissions et réunions : Fixation du calendrier, préparation des dossiers (éléments de langage, enjeux) et logistique. • Mise à jour de la plateforme dédiée aux conseillers municipaux et affichage légal sur le site internet. 3. Coordination et Logistique : • Gestion des outils partagés (planning des salles et des véhicules). • Soutien ponctuel à l’organisation d’événements municipaux (protocoles, commémorations). Conditions d'exercice • Poste basé à l'Hôtel de Ville de Bruguières. • Relations fréquentes avec les élus, les services municipaux, les administrés et les partenaires institutionnels (Toulouse Métropole, Préfecture, CAF). Profil recherché Profil recherché • Savoir-faire : Excellente maîtrise de l'outil informatique et des règles de fonctionnement des collectivités territoriales. Capacités rédactionnelles et orales irréprochables. • Savoir-être : Vous faites preuve d'une discrétion professionnelle absolue et êtes garant(e) de la confidentialité des échanges. • Qualités : Sens de l’organisation, autonomie, esprit d’initiative et grande loyauté. Vous savez hiérarchiser les priorités et appréciez le travail en équipe.
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