Dans le cadre de son développement, notre société spécialisée dans le nautisme (importation de bateaux de plaisance et professionnels - chantier naval), recherche un assistant de direction H/F - Office Manager, directement rattaché au Dirigeant de la société.
Missions principales
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.).
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, devis clients, notes diverses pour les réunions.).
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants
- Transmettre les documents (factures, avoirs, relevés bancaires, etc.) au comptable après les avoir scannés, puis classer les originaux. Réclamer éventuellement aux fournisseurs les pièces comptables manquantes.
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat (commandes clients, factures clients, BL.).
Communication
- Rédiger des supports de communication (annonces, notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (Annonces, communication digitale, etc..).
- Réaliser un suivi administratif du personnel (rendez-vous visites médicales, etc.).
- Réaliser le traitement des dossiers comptables.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, commandes clients, relance clients.).
- Suivre les procédures d'appels d'offres.
Contexte et facteurs d'évolution du métier
Ce poste d'office manager est fortement orienté vers l'opérationnel. Le candidat sera amené à apporter des solutions, gérer des projets, assurer un investissement plus important dans le suivi des dossiers et prendre des décisions. Il devra être capable d'assurer la maîtrise des nouveaux moyens de communication et notamment celle des réseaux sociaux comme Facebook et Instagram.
Diplôme souhaité
- Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI
- Diplôme d'école de commerce
Expérience attendue
Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial est requise. La connaissance du nautisme est souhaitée mais non indispensable.
Compétences techniques
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise.)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
- Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
- Anglais courant souhaité. La maitrise d'une ou plusieurs autres langues (espagnol, italien) serait un plus.
Savoir-être et soft-skills
- Dynamisme
- Esprit d'initiative
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Polyvalence
- Réactivité et autonomie
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Aisance relationnelle
- Esprit d'équipe
- Capacités rédactionnelles
- Sens de l'écoute et de la communication
- Disponibilité
- Capacité à travailler dans des délais contraints
- Capacités à gérer les situations de crise
- Capacité à prioriser
- Capacité d'adaptation
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.