Gestionnaire administratif et de scolarité h/f

RESPONSABILITÉS :

Contexte et missions principales :
Dans le cadre d'une création de poste, la Faculté de Droit de l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un Gestionnaire administratif et de scolarité.
Le Gestionnaire administratif et de scolarité travaillera à 50% au service de la formation continue et à 50% à l'IDEA (Institut de Droit et d'Économie des Affaires)
Missions principales :
Accueil, information et orientation du public. Gestion administrative et gestion de scolarité de participants relevant du statut de la formation initiale et de la formation continue
Secrétariat :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail de l'IDEA
- Gérer la logistique du service (suivi des stocks de papier, cartouches, fournitures...) de l'IDEA
- Coordonner l'archivage des dossiers administratifs de l'IDEA
Gestion administrative des dossiers de formation initiale et de formation continue :
- Assurer l'établissement et le suivi des conventions de formation professionnelle de l'IDEA et du service FC de la faculté de droit
- Gérer les dossiers d'inscription des première et deuxième année de master de l'IDEA,
- Gérer les feuilles d'émargement et les justificatifs divers
- Etablir un suivi d'assiduité des participants en formation initiale ou continue
- Editer les attestations de fin de formation, réaliser de la préfacturation et assurer le suivi de la facturation des conventions professionnelles de l'IDEA
- Gérer des formations de courtes durées avec certificats de spécialisation (planning, réservation de salle, convocations, etc...).
Gestion des manifestations de l'IDEA :
- Prendre en charge le suivi des inscriptions aux manifestations
- Facturer et encaisser les inscriptions
- Faire le soutien à la gestion des manifestations.
Gestion de la promotion de l'alternance :
- Recenser les preuves demandées pour répondre aux différentes démarches qualité initiées par l'établissement,
- Mettre en place des réunions de coordination de l'alternance pour la faculté de droit et de ses instituts,
- Recenser et diriger les demandes de contrat d'alternance vers les services compétents,
- Gestion de la communication de la l'alternance,

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences opérationnelles et comportementales :
Savoir- faire : Compétences organisationnelles et rigueur,
▪ Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant en temps réel à l'hétérogénéité des demandes
▪ Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail.
▪ Une certaine polyvalence est requise afin d'assurer la continuité de service en cas d'absence d'un collègue
Savoir-être :
▪ Qualités relationnelles
▪ Aptitude rédactionnelle
▪ Sens du service public et de la relation client
▪ Capacité d'écoute
▪ Esprit d'équipe
▪ Réactivité et adaptabilité
Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac
Expérience souhaitée : expérience dans le secteur de la formation continue appréciée
Connaissance et outils :
▪ Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs.
▪ Connaissance globale de l'offre de formation de la faculté de droit,
▪ Maîtrise des outils informatiques inhérents à la scolarité et à la gestion.
Service recruteur : Faculté de Droit - IDEA et Formation continue
Localisation du poste : Sites des quais
Date de prise de poste : 1er septembre 2025
Temps de travail hebdomadaire : 37h05
Contrat et durée : 12 mois renouvelable
Filière / Grade : Catégorie C
Rémunération mensuelle brute : 1929€ + prime annuelle
Le poste est ouvert aux personnels contractuels
Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?
• Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un temps de travail à 100%
• Télétravail jusqu'à 2.5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d'ancienneté ( avec indemnités à
hauteur de 2.88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l'établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l'établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les
activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
• Forfait mobilité durable