Encadrant des secrétariats médicaux h/f

[74474] CHU Nantes
MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :
Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies :
-Vous coordonnez et sécurisez les activités relatives à la gestion des données et des informations médico-administratives du patient ;
-Vous inscrivez l'organisation du secrétariat dans un parcours de soins en articulation avec les organisations soignantes et administratives au service de l'optimisation des organisations et de l'attractivité de l'établissement ;
-Vous modélisez les organisations afin de préparer l'intégration des missions de secrétariats dans les organisations du nouvel hôpital ;
-Accompagnez le déploiement de nouveaux outils.
ACTIVITES :
Coordination / Pilotage : Organisation des activités - Référent Qualité métier AMA
-Vous encadrez et développez les équipes de proximité.
- Vous planifiez les activités, les moyens et assurez le contrôle ainsi que le reporting.
-Vous coordonnez les secrétariats afin d'harmoniser les organisations et d'anticiper celles du nouvel hôpital.
-Vous contribuez à définir et diffuser des indicateurs de performance et de qualité.
-Vous définissez les missions des secrétaires en lien avec les autres acteurs du parcours patient.
-Vous participez à la conception, à la mise en oeuvre et au suivi des projets de service en cohérence avec les projets institutionnels.
-Vous identifiez les risques liés à l'activité, proposez des actions correctives et suivez leur mise en oeuvre dans le cadre des démarches qualité et évaluation.
Management
-Vous assurez le rôle de référent et d'expert métier AMA pour l'ensemble des secrétariats de la PF4.
-Vous gérez les plannings et l'absentéisme AMA du PHU4 ainsi que les ressources de suppléance.
-Vous impulsez une dynamique d'amélioration continue des pratiques au sein des équipes.
-Vous organisez l'intégration des nouveaux professionnels, l'accueil des stagiaires et les stages associés.
-Vous accompagnez les équipes dans les projets d'unité, de pôle et institutionnels, ainsi que dans les changements organisationnels et les nouveaux outils.
-Vous pilotez la prévention des risques professionnels et des RPS, notamment par la régulation des tensions, la gestion des conflits et le plan de formation.
-Vous participez au recrutement, aux évaluations de pratiques et aux entretiens professionnels.
-Vous assurez le reporting auprès des instances concernées.
Description du profil recherché:
-Diplômes souhaités et/ou requis :
Requis : BAC + Formation d'Assistante médico-administrative.
Souhaités : BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
-Expériences attendues :
Expérience professionnelle dans le secrétariat médical
Connaissances en bureautique, logiciels institutionnels et outils de communication
-Expérience souhaitée :
Connaissances de la prise en charge administrative du patient
Anglais parlé
-Qualités professionnelles:
Vous faites preuve d'une forte capacité d'adaptation et de maîtrise de soi.
Vous vous organisez avec rigueur, anticipez les besoins et faites preuve de dynamisme.
Vous communiquez avec aisance, travaillez efficacement en équipe et faites preuve de diplomatie.
Vous garantissez la confidentialité des informations traitées.
Vous exercez vos missions avec autonomie et sens des responsabilités.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour