Vos activités principales
Dans le cadre de la préfiguration d'un pôle de secrétariat mutualisé SG-SPH, l'apprenti assure des fonctions d'assistance technique:
- Accueil téléphonique et par courriel
- Suivi d'agenda
- Prise de RDV
- Classement des documents
- Archivage des dossiers (papier et numérique)
- Mise en forme des courriers/publipostage
- Organisation matérielle de réunions.
Appuie les secrétaires titulaires dans l'exercice de missions spécifiques :
- Cérémonies de naturalisations.
- Élaboration de la newsletter
Au besoin et/ou selon les urgences et en fonction des actualités, l'apprenti pourra être mobilisé ponctuellement sur d'autres missions au sein de la sous-préfecture.
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
- Polyvalence dans les missions exercées en fonction de l'actualité et des pics d'activité.
- Disponibilité et discrétion. Votre activité se réalise dans le respect des démarches qualité.
Votre environnement professionnel
- Activités du service
La sous-préfecture est mobilisée dans l'accompagnement des politiques territoriales de l'État, en coordonnant l'action des services de l'État au niveau local. Elle participe au contrôle de légalité des collectivités et assure le greffe des associations. Elle contribue au pilotage des dispositifs partenariaux dans les domaines du développement économique, de l'emploi et de la cohésion sociale. Elle a en charge la mise en œuvre du droit au séjour des ressortissants étrangers domiciliés dans l'arrondissement.
- Composition et effectifs du service
La sous-préfecture comprend :
le Secrétariat général composé du
- Service de la coordination des politiques publiques et de l'appui territorial
- Service des étrangers
- Bureau des affaires générales
le Cabinet de M. le sous-préfet du
- Bureau du Cabinet
- Pôle départemental des armes
- Liaisons hiérarchiques
La secrétaire générale
- Liaisons fonctionnelles
Les assistantes de M. le sous-préfet et de la Secrétaire générale
Experience: Débutant accepté
Compétences: Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Assurer la gestion administrative d'une activité,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Compétences rédactionelles,Compétences informatiques,Archivage
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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