RESPONSABILITÉS :
En tant qu'assistant-e de direction, vous exercez des missions polyvalentes et réalisez des actes administratifs et de gestion dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles. Vous contribuez au bon fonctionnement du domaine RIVI et vous veillez à la fluidité de l'information. Vous êtes sensible à la notion de service rendu et attentif-ve à la qualité de la relation aux différents usagers.
Vous êtes en capacité d'évoluer aisément dans un environnement diversifié et de gérer avec agilité et souplesse des thématiques variées. Vous saurez organiser efficacement les rendez-vous et réunions de la DGSA, tout en orientant avec diplomatie et discernement les différents interlocuteurs vers les directions compétentes.
Misions :
Assistant-e de la DGSA :
• Gérer l'agenda de la DGSA, planifier ses réunions et en organiser la logistique. Suivre les invitations et les programmations de réunions.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la DGSA, filtrer les appels
• Gérer et contrôler les courriers entrants et sortants, le suivi des parapheurs. Rédiger ou mettre en forme les courriers du domaine RIVI.
• Gérer la boîte mail générique de la vice-présidence Recherche,.
• Organiser le classement et l'archivage numérique
• Suivre certains dossiers, préparer des présentations pour des réunions et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Recenser les dossiers à présenter en Conseil d'Administration ou en instance et suivre leur préparation.
Missions transverses
• Etre en appui administratif et logistique des réseaux des responsables administratifs d'unités et des directeurs.rices d'unités
• Etre le-la référent(e) RH du Domaine RIVI (temps de travail, avancement, concours, entretiens pro...) et en appui administratif et logistique des missions de la cellule des représentations
• Contribuer au bon fonctionnement de la Direction Générale des Services et à la continuité de service : suppléance des assistants du DGS et des DGSA (parapheurs, mail, téléphone, agenda,...), gestion du courrier entrant et sortant, gestion des fournitures, réseau des assistants,...
Communication interne et externe
• Assurer une circulation efficace de l'information en interne et en externe. Avoir un rôle de facilitateur-trice et de fluidification des activités. Etre en réseau avec les autres assistant-e-s de direction.
• Réaliser les mises à jour de l'espace Intranet du Domaine RIVI
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances :
- Maîtrise des techniques d'assistant-e de direction
- Très bonne connaissance de la gestion administrative
- Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche appréciée
- Très bonne aisance sur les logiciels bureautiques (pack office) et outils Web
Savoir faire technique :
- Sens de la relation à l'usager et du service
- Techniques de communication et d'élaboration de tableaux de bord
- Sens de la diplomatie et de la pédagogie
- Sens du travail en transversalité et en collaboration
- Capacité à identifier rapidement les interlocuteurs internes et externes pertinents en fonction des dossiers traités
- Qualités rédactionnelles
Savoirs comportementaux :
- Faire preuve d'une importante capacité d'adaptation face aux différents interlocuteurs
- Discernement, priorisation
- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme
- Excellentes qualités relationnelles et d'écoute, confidentialité
Diplômes requis : Bac pro ou BTS assistante de direction
Expérience souhaitée : 5 ans dans des fonctions similaires
Conditions générales du poste :
Catégorie du poste : B
Corps de recrutement : Technicien de recherche et de formation
Quotité de travail : 100%
Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
Poste ouvert aux titulaires et contractuels
Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD jusqu'au 31/08/2027
Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 3
Rémunération : comprise entre 1 836,20 € et 2 362,93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (258 €)
Localisation géographique : Campus de Rangueil, Toulouse
Avantages :
• 3 options de temps travail
• 55 jours de congés payés annuels pour un temps plein
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Activités sportives et culturelles
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Crèche.
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