Gestionnaire de scolarité

À propos de nous

Créé en 1991, Sciences Po Rennes est un établissement public d'enseignement supérieur ayant pour vocation de former les étudiantes et étudiants, issus de l'ensemble de la population, à des métiers à responsabilités tant dans les secteurs public, privé, associatif, en France comme en Europe et dans le reste du monde.

Les débouchés professionnels sont très variés. La pluridisciplinarité qui caractérise la formation associée à une pédagogie innovante permettent aux étudiantes et étudiants d'acquérir des connaissances et des compétences spécifiques, reconnues et recherchées par les entreprises, les collectivités, les associations... dans un monde, une société en perpétuelle évolution.

La formation initiale, cursus en cinq ans, est basée sur un modèle pédagogique unique. Une formation pluridisciplinaire d'excellence dans le domaine des sciences humaines et sociales (droit, économie, histoire, science politique) qui permet d'appréhender une grande diversité d'approches et d'outils d'analyse du monde contemporain, ses enjeux et transformations en devenir.

Depuis 2012, Sciences Po Rennes est implanté à Caen. L’ambition de ce site normand vise à renforcer l’établissement rennais en élargissant le choix de formation et en s’inscrivant dans un double ancrage régional, avec le souci de renforcer la politique de démocratisation.

Le site de Caen propose une formation en relation avec le développement durable dans un monde en transition. Ses cursus portent sur les domaines de la concertation, de l’urbanisme durable, des transitions juridiques, de la gestion de projets, de la prospective, et des énergies renouvelables.


Mission

À partir de la rentrée 2026, le cursus pédagogique à Caen se déploiera de la 1A à la 5A et s’organisera principalement sur le site Pasteur à Caen et pour une petite part chez des partenaires proches.

L'agent recruté comme gestionnaire de scolarité du campus est placé sous la responsabilité du responsable administratif et du directeur du Campus de Caen et travaille en étroite collaboration avec la responsable du pôle de formation de Rennes.

Missions et activités :

A - Scolarité

1- Gestion des candidatures d'entrée en masters 2 :

* Contrôle administratifs des dossiers

* Convocations aux entretiens

* Préparation des PV de Jurys d'admission et envoi des résultats aux candidats

2- Gestion des étudiants de l'inscription à la diplomation :

* Utilisation des outils de scolarité (Pégase, ADE, Moodle, applications internes, Apogée)

* Création et gestion des emplois du temps sous ADE

* Création des maquettes pédagogiques sous Pégase, mise à jour des maquettes existantes et des règles de calcul de notes et de résultats

* Accompagner les étudiants dans leurs démarches d'inscription administrative et pédagogique sous Pégase

* Suivi de l'encaissement des droits d'inscription

* Suivi de la scolarité des étudiants : suivi des absences des étudiants, suivi des dates et événements clés pour les étudiants, suivi et émargement des Masters en alternance

* Préparer les listes d’émargement et en assurer le suivi

* Informations aux étudiants

* Archivage et rangement des dossiers

* Préparer et veiller au bon déroulement des manifestations (tirage, fléchage-affichage, organisation matérielle)

* Organisation des examens : création du calendrier d’examen, gestion des sujets, des copies, de l’anonymat, des PV, et encadrement des surveillants vacataires

* Saisir et lancer le calcul des notes sous Pégase

* Édition des relevés de notes, préparation des jurys de délivrance d'année et de diplômes, édition des attestations et des diplômes

* Organisation du Grand O et coordination conférence Grand O

* Gestion des conventions de stages

* Transmettre les conventions signées à l’étudiant et aux structures



B - Reprographie

* Assurer les opérations de tirage reprographie en lien avec la pédagogie



C - Accueil

* Accueil physique, téléphonique et numérique des étudiants, des enseignants et des personnes extérieures



D - Activités annexes liées au poste

* Participation à la rentrée des étudiants (fin août ou début septembre)

* Participation aux événements et journées portes ouvertes et salon de l'étudiant à Caen et à Rennes (2 à 3 événements par an)

* Participation à la surveillance du concours d'entrée en 1A qui a lieu sur Rennes (une fois par an)



Contraintes du poste :

* Présence indispensable sur les temps de présence des étudiants


Profil

Savoirs :

L’organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement



Savoir faire :

Expression orale et techniques d’accueil

Maîtrise des techniques de restitution et de transmission d’information écrite et orale

Parfaite maîtrise de l'environnement bureautique

Savoir rédiger des courriers, des documents administratifs simples et utiliser les réseaux de communication (messagerie)

Savoir organiser et gérer un système de classement physique et numérique

Logiciels métiers (ADE, Pégase, Moodle, applications internes)

Expertise dans l'organisation, la planification et la hiérarchisation ses activités



Savoir être :

Savoir travailler en équipe

Être autonome

Savoir faire face aux situations d’urgence