Assistant(e) d'établissement

QUI SOMMES-NOUS ? Créée en 1966, la Société SENI est rapidement devenue une référence nationale incontournable dans le domaine de la propreté grâce à ses valeurs humaines. Dotée d’une expertise reconnue, SENI est aujourd’hui le partenaire privilégié des professionnels de l’immobilier. Le cœur de l’entreprise est composé de Femmes et d’Hommes qui chaque jour, mettent à votre disposition leur savoir-faire et leur réactivité. Notre mission au quotidien : tout mettre en œuvre pour vous assurer une satisfaction totale. SENI, entreprise socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap. MISSIONS MISSION PRINCIPALE Elément central de l'établissement, l'assistant(e) d'établissement assure, au travers de sa polyvalence (gestion commerciale, gestion du personnel et gestion administrative) son bon fonctionnement. ACTIVITES ET TACHES L'assistant(e) d'établissement prendra en main dans un premier temps les missions ci-dessous : Gestion commerciale : Saisie des bons de commande Rédaction des documents commerciaux (devis) Création et gestion des dossiers clients Gestion de la facturation (envoi des factures, édition des avoirs) Suivi des réclamations clients Exploitation : Réception, transmission et validation des bons de travaux Relance client pour l'obtention des bons de travaux Traitement des litiges liés aux bons de travaux Réception et validation de commandes avant transmission aux Animateurs de secteur Gestion administrative : Gestion du standard téléphonique Accueil physique des visiteurs Gestion du courrier Classement et archivage Dans un second temps, l'assistant(e) d'établissement sera également en gestion de missions ci-après : Gestion du personnel : Réalisation des formalités d'embauche (DPAE, vérification et authentification des autorisations des salariés étrangers, constitution des dossiers, planification des visites médicales d'embauche, gestion de la mutuelle) Tenue et mise à jour des dossiers du personnel Enregistrement et suivi des déclaration d'accident de travail Réalisation des attestations de salaire consécutifs aux arrêts de travail Saisie des contrats de travail et avenants Suivi quotidien des plannings des salariés opérationnels (absences, CP, maladie, etc) Gestion des échéanciers (renouvellement des CDD, planification VM de reprise/de suivi, renouvellement des titres de séjours, etc) Saisie des préparations de paie Rédaction de courriers de notification simple (suspension de contrat de travail, accusé de réception de départ en maternité, etc) Rédaction de courriers disciplinaire de premier niveau et suivi des sanctions disciplinaires Transfert et reprise conventionnel de personnel Préparation des dossiers salariés dans le cadre des transferts A7 Analyse des dossiers salariés dans le cadre des reprises A7 Rédaction des contrats de reprises A7 Gestion des problématiques liées aux transferts et reprises conventionnelles de personnel en lien avec le service RH PROFIL Compétences métiers : Maitrise de des outils bureautique (Word, Excel) Maitrise des outils liés à l'exploitation (divers logiciels internes) Connaissances en facturation Connaissances en paie Connaissances en gestion administrative du personnel Compétences comportementales : Rigueur Réactivité Sens de l'organisation Bon relationnel Discrétion Prérogatives vis-à-vis de la société : Appliquer les procédures établies Faire preuve de confidentialité Respecter les délais impartis Prérogatives vis-à-vis des clients : Faire preuve de courtoisie Respecter les engagements contractuels