Secrétaire médicale service hdj

PRESENTATION DU SERVICE Le plateau d'Hôpital de jour (HDJ) Douleur assure la prise en charge programmée de patients présentant des douleurs aiguës ou chroniques complexes nécessitant une évaluation spécialisée et une prise en charge pluridisciplinaire. Le secrétariat comprend trois secrétaires médicales (bureau partagé) RELATIONS HIERARCHIQUES Coordinatrice des secrétariats médicaux (s.maison@ghne.fr) Directrice parcours patient RELATIONS FONCTIONNELLES Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical La Cadre sup de pôle Le personnel paramédical et médico-technique L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux Les services administratifs Le Département d'information médicale MISSIONS PRINCIPALES Assurer la gestion médico-administrative des patients pris en charge en hôpital de jour Douleur, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins. Lundi, mardi et mercredi : en support au niveau des consultations et de l'endoscopie. HDJ Douleur : deux fois par semaine, jeudi et vendredi. ACTIVITES PRINCIPALES A. Accueil, gestion administrative et dossier patient Accueil physique et téléphonique Gestion prise de rendez-vous Gestion de la boite mail du service Vérification rigoureuse de l'identité (identitovigilance) Constitution du dossier complet avant venue en hdj. (La création du dossier DxCare est faite par les admissions). Gestion des consentements si nécessaires (protocoles spécifiques) Information claire du patient sur son parcours Mise en forme et correction des comptes rendus de consultations Envoi des examens réalisés lors des HDJ B. Programmation et planification des HDJ Gestion des plannings HDJ (consultations, bilans ) Programmation des endoscopies Coordination avec : Médecins IDE HDJ Anesthésie si nécessaire Pharmacie, anapath, labo Admissions Anticipation des besoins logistiques (box disponibles, congés médecins) Gestion des annulations et reprogrammations C. Gestion du DPI DX CARE Programmation des venues en HDJ dans DxCare Saisie et mies en forme des comptes-rendus Vérification de la complétude des dossiers médicaux Envoi sécurisé des comptes-rendus (LIFEN) Archivage numérique conforme aux règles RGPD D. Coordination du parcours douleur Gestion de patients souvent chroniques et fragiles Coordination avec : médecine de ville, structures de rééducation, psychologues, autres spécialités. Organisation des consultations pluridisciplinaires E. Qualité et gestion des risques Application des procédures institutionnelles Participation aux audits internes Signalement des événements indésirables Contribution à la démarche qualité du plateau HDJ MISSIONS SECONDAIRES Commande des fournitures Tenue du dossier médical papier quand il existe encore MISSIONS EXCEPTIONNELLES liées ou non à la spécialité Remplacement ou renfort sur le secteur HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL Type de contrat : CDD Stagiairisions Mutation Détachement Conformément à la chartre de travail du GHNE : 35h Amplitude horaire d'ouverture du secrétariat de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi COMPETENCES ATTENDUES Savoirs Organisation d'un HDJ Terminologie liée à la prise en charge de la douleur Maîtrise de DxCare DOCTOLIB Savoir-faire Organisation de plannings Gestion des patients chroniques Coordination pluridisciplinaire Savoir-être Empathie (patients douloureux chroniques) Discrétion Rigueur et sens de l'organisation Capacité à travailler en collaboration Capacité à gérer les situations d'urgence Capacité d'écoute Sens des responsabilités Ponctualité CARACTERISTIQUES DU PROFIL Diplôme d'Assistante Médico-Administrative Baccalauréat F8 ou ST2S BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat CAPACITES REQUISES Capacité à travailler en collaboration Rigueur et sens de l'organisation Capacité à gérer les situations d'urgence Capacité d'écoute Sens des responsabilités Ponctualité Vous bénéficierez : D'un accompagnement à votre arrivée De formation D'évolutions professionnelles (commissions, concours) Parking gratuit Crèche hospitalière sur site Une cafétéria, un self Moyens de transport Bus Métro (ligne M18) : ouverture de la ligne en novembre 2026 Co-voiturage Vous êtes dynamique, motivé(e), envie de diversifier et enrichir votre expérience professionnelle, rejoignez-nous Les candidatures (lettre de motivation et C.V.) seront adressées à Mme MAISON Sylvie s.maison@ghne.fr ou à Mme Emmeline JOLY e.Joly@ghne.F