Assistante de direction – centre de gestion universitaire de boulogne-sur-mer et wimereux

À propos de nous

Rejoignez l’ULCO, l’Université à dimension humaine

Depuis 1991, l’Université du Littoral Côte d’Opale est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et de la recherche dans les Hauts-de-France. Pluridisciplinaire et multipolaire, l’ULCO se caractérise par sa dimension humaine. Avec ses méthodes d’enseignement innovantes, une forte proximité avec les équipes, l’ULCO offre un cadre propice à l’acquisition des connaissances et au dialogue, pour un plein épanouissement de chacun.

En bref :
10 000 étudiants
4 campus (Boulogne-sur-Mer, Calais, Dunkerque et Saint-Omer)
1 000 personnels dont 500 enseignants
+ de 100 diplômes accrédités
3 pôles disciplinaires de recherche en prise avec les grands enjeux de notre époque et les problématiques des territoires


Mission

L’agent contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l’établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l’empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie).


Activités principales :

* Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes

* Assurer l’assistance de la Direction du CGU

* Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

* Répondre aux demandes d’informations des différents services internes et externes

* Effectuer le suivi administratif des personnels enseignants, assurer l’instruction, le contrôle et la gestion des dossiers des conférenciers et des vacataires et des contrats d’engagement pour la chaîne d’inscription

* Gérer les frais de mission des personnels enseignants rattachés au CGU, de la demande à l’état liquidatif, en collaboration avec le service facturier, pour mise en paiement

* Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du CGU

* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs …), les reproduire et les diffuser

* Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

* Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

* Travailler en étroite collaboration avec tous les secrétariats pédagogiques du CGU et le service de la Direction des Ressources Humaines

* Classer et archiver des documents


Profil



Connaissance, savoir :

* Connaissances de l’environnement de l’Enseignement Supérieur

* Connaissance générale des techniques de gestion administrative

* Techniques d’accueil téléphonique et physique

* Techniques de communication

* Environnement et réseaux professionnels

* Culture internet





Savoir-faire :

* Accueillir et prendre des messages

* Enregistrer et classer les documents

* Rédiger des rapports ou des documents

* Savoir rendre compte

* Travailler en équipe

* Maîtrise des outils bureautiques



Savoir être :

* Capacité d’organisation, rigueur, méthode

* Discrétion, écoute

* Sens de la confidentialité

* Réactivité, force de proposition

* Très bon relationnel

* Bonne présentation