Agent d'accueil polyvalent - mairie de fontaine

Vos missions en quelques mots Le service des sports et vie associative fait partie du secteur Culture – Animation et Communication est à la recherche d’un nouvel agent d’accueil polyvalent. Dans le cadre de vos missions, vous serez amené à : 1/ Faire l’accueil téléphonique et physique et notamment : • Distribuer les clés des salles, • Surveiller les lieux : contrôle des entrées, ouverture et fermeture des salles, gestion de l’affichage de la communication à l’accueil. • Être en veille et relayer les informations selon les événements du secteur vis à vis du public 2/ Gérer le courrier et des dossiers administratifs : alerter sur le délai de réponse, trier, classer et archiver 3/ S’occuper de la partie administrative de la gestion budgétaire : assurer les demandes de devis, préparer les bons de commande, établir des factures… 4/ Créer et rédiger différents documents selon l’objectif visé (courriers, compte rendu etc, tableau de suivis etc) 5/ Gérer les salles de l’Espace Nelson Mandela (utilisations régulières et ponctuelles) en lien avec les assistantes vie associative et en charge du secteur évènementiel et notamment : • Accueillir, renseigner les usagers sur les caractéristiques, modalités de réservation, tarifs et disponibilités des salles de l’équipement, • Assurer en cas de nécessité les visites des salles • Préparer les conventions de réservations, • Assurer le lien avec le service finances pour établir des titres de recettes, facturations, • Assurer les états des lieux des salles réservées entrant et sortant, • En cas de nuisances ou dégradations, assurer le suivi administratif et technique de l'après-utilisation de la salle, et faire les demandes auprès du service technique • Participer à l’organisation logistique du service en cas de nécessité, 6/ Assurer la polyvalence et participation à la vie de son service et la ville : • Assurer le relais Font’Aime le sport en l’absence de l’assistante concernée le mercredi (TP), • Renforcer ou suppléer sur les activités d'assistance de son service, en cas de besoin (process etc) • Accueillir et former de manière ponctuelle des stagiaires du collège à l'université, • Être force de proposition dans les activités gérées, • Apporter son aide sur la rédaction de documents administratifs, • Participer aux réunions du service, inter-services, avec des usagers selon les nécessités, • Participer aux évènements pilotés par son service ou d'autres services communaux en fonction des orientations fixées par sa hiérarchie. Profil recherché • Bac Pro Gestion administratif apprécié, ou expérience équivalente • Maîtrise des outils bureautiques exigée, • Diplomatie, patience et adaptabilité appréciées, • Qualité rédactionnelle, rigueur et savoir prioriser les tâches indispensables. • Contrat d’un an sur le grade d’adjoint administratif (C) • Rémunération statutaire : traitement indiciaire, régime indemnitaire et prime annuelle. • Prise en charge possible d'une mutuelle et/ou prévoyance labellisée COS38 COSACAF prise en charge des abonnements de transports en commun à hauteur de 75%, abonnement vélo à 100%, participation au RIE. • Temps de travail complet, 35-36 ou 37h avec 0-6-12 jours de RTT, travail sur 5 jours. • Accueil téléphonique et public du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h (sauf le jeudi matin – fermeture hebdomadaire)