Assistant·e de direction h/f

ARS PROVENCE ALPES COTE D'AZUR

L'Agence régionale de santé Paca est un établissement public administratif qui définit et anime la politique régionale de santé, dans le cadre de la stratégie nationale. Elle se compose d'un siège basé à Marseille et des six délégations départementales. L'action de l'Agence couvre les domaines des soins et services de santé, de la veille et de la sécurité sanitaire, de la santé publique et environnementale ainsi que des prises en charge médico-sociales pour les personnes âgées et handicapées. Le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint, en s'appuyant sur les directions et délégations, pilotent la politique régionale, en collaboration avec les partenaires de l'Agence.

Le Secrétariat Général pilote les fonctions d'appui de l'ARS, ressources humaines, budget et contrôle de gestion et moyens généraux.

L'assistant.e de direction déploie son activité dans une organisation en un pôle constitué de 3 assistantes qui couvrent les fonctions suivantes :
- Assistance du DG ;
- Assistance du DGA ;
- Assistance de la Secrétaire Générale ;
- Assistance du cabinet.

L'assistant.e de direction a un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l'agence, sous la responsabilité fonctionnelle de la Cheffe de cabinet. Il/elle est garant.e de la qualité des relations avec les directions et partenaires et veille notamment à la transmission des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions, rendez-vous et contacts.

Description du poste

En relation étroite avec la Cheffe de cabinet, l'assitante.e de direction à pour activités principales :
- D'assurer la gestion et le suivi de la gouvernance interne de l'Agence : établir le calendrier et les ordres du jour en relation avec les directions et délégations, actualiser très régulièrement le tableau de suivi des sujets à aborder dans ce cadre, diffuser les documents de support et les comptes rendus.
- Tenir à jour un tableau des commandes et organiser son suivi.
- Assurer le secrétariat de certaines instances : suivi des ordres du jour, convocations, préparation des dossiers, réservation de salle. Suivre les décisions et demandes qui y sont faites.
- Réceptionner et diriger les appels téléphoniques destinés à la direction générale.
- Etre référent.e de la gestion des déclarations publiques d'intérêt (DPI) pour les membres du conseil de surveillance et du secrétariat général.

Il/elle est garant.e de la bonne organisation du temps du Directeur Général et de la qualité des relations avec les directions et partenaires. Il/elle veille notamment à la constitution des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions, rendez-vous et contacts. Il/elle assure notamment :
- La gestion des agendas et des contacts (mise à jour des listings) ;
- L'organisation de réunions (en présentiel, audio ou visio conférences) : convocations, suivi des retours, gestion logistique (salle, matériel, places de stationnement) ;
- La rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions des réunions ;
- Les relations avec le service communication sur les sujets concernant la vie interne de l'agence ;
- La constitution des dossiers (papiers et/ou dématérialisés) en relation avec les services ou partenaires : demande de note, planification du retour des éléments demandés, vérification du contenu, mise en forme, impression de documents ;
- La gestion des déplacements : commande de billets, suivi des frais de mission.

Profil recherché

Vos compétences

Connaissances

Techniques administratives
Outils bureautiques et informatiques
Systèmes et classement d'archivage
Environnement institutionnel et administratif : organisation et missions des services de l'Etat en région et des établissements de santé

Savoir-faire

Construire et faire vivre un tableau de bord
Recueillir et traiter de l'information
Accompagner et conseiller
Organiser des réunions
Utiliser les techniques de classement et d'archivage
Rédiger des comptes rendus

Savoir-être nécessaire

Faire preuve de rigueur
Faire preuve d'esprit d'équipe
Etre réactif
Faire preuve de discrétion professionnelle
Avoir le sens de l'écoute et du dialogue
Faire preuve d'initiative

Informations complémentaires

Contact

Pour candidater à cette offre rendez-vous sur le site ARS Paca :

Pour les candidats qui ne sont pas agents des organismes de sécurité sociale, nous ne pouvons proposer de CDI mais un CDD de droit public de 1 à 3 renouvelables

Les candidatures sont à renseigner sur :

Le dossier de candidature devra comprendre les éléments suivants :
- Lettre de motivation
- CV

Les informations vous concernant seront informatisées. Elles seront, bien évidemment, traitées de façon confidentielle. Conformément au Règlement Général de Protection des Données, nous vous informons que vous disposerez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des informations vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit auprès du délégué à la protection des données :