Executive assistant (x/f/m)

Vos missions

Au sein de l'organisation Tech & Product, dans un contexte de forte croissance et de complexification des produits, notamment autour de solutions innovantes et à fort impact, vous accompagnerez 2 à 3 Vice Présidents. Vous serez intégré(e) à l’équipe “Executive Assistants”.

En tant que “Executive Assistant”, votre rôle sera clé pour leur permettre d'accélérer leur impact sur le produit et le business. Vous les aiderez à maîtriser leur temps pour qu'ils/elles puissent se concentrer sur: la stratégie produit, l’architecture technique, le management d'équipe et l’exécution opérationnelle.

Vous serez un(e) véritable partenaire de confiance pour vos stakeholders, capable d’anticiper leurs besoins, de structurer les priorités et de fluidifier les interactions au sein d’une organisation complexe et en constante évolution.


Vos responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à :

* Piloter et optimiser la gestion des agendas de 2 à 3 VPs (priorisation, arbitrage, construction d’une “time matrix” efficace)
* Coordonner les échanges entre les équipes Product, Engineering, Data, Design et Business, en comprenant les priorités, en gérant les agendas et en s’appuyant sur les autres EAs pour faire avancer les sujets
* Préparer et orchestrer les réunions clés (comités, all-hands, revues trimestrielles, lancements produits)
* Gérer l’ensemble des sujets administratifs pour les VPs (notes de frais, outils internes, validations, déplacements)
* Organiser et coordonner des événements d’équipe (offsites, hackathons)
* Soutenir les processus de recrutement de profils techniques (coordination des entretiens, suivi des candidats)



Les qualités attendues pour ce poste

Avant de poursuivre votre lecture, si vous n'avez pas le profil exact décrit ci-dessous, mais que vous pensez que cette description de poste correspond à vos compétences et à vos aspirations, nous vous encourageons tout de même à postuler.


Vous pourrez être le/la prochain(e) membre de notre équipe si vous :

* Disposez d’au moins 5 ans d’expérience en tant que Executive Assistant auprès de leaders (C-level ou VP)
* Vous parlez anglais couramment
* Possédez un excellent sens de l’organisation et une capacité à gérer de multiples priorités et stakeholders simultanément
* Savez avancer en autonomie, aller naturellement vers les bonnes personnes pour collecter l'information et prendre les devants pour que rien ne reste en suspens
* Faites preuve d’une grande intelligence émotionnelle et savez adapter votre communication avec tact et justesse
* Une compréhension des enjeux organisationnels


Ce serait fantastique si vous aviez aussi:

* Êtes à l’aise dans des environnements complexes, dynamiques et en forte croissance notamment idéalement dans un départementTech ou Produit
* Une expérience dans la coordination de projets transverses ou d’initiatives d’équipe
* Une appétence pour améliorer les process et structurer des modes de fonctionnement



Notre offre

* Une mutuelle avantageuse prise en charge à 100 % par Doctolib pour les employés et leurs enfants
* 25 jours de congés payés et jusqu'à 14 jours de RTT par an
* Un programme de santé mentale et de coaching personnalisé gratuit avec notre partenaire Moka.care
* 10 jours par an de télétravail à l’étranger possible
* Des tickets restaurant d'une valeur de 8,50 € par jour, dont 4,50 € pris en charge par Doctolib
* Un programme d'intégration complet de 3 mois incluant la Doctolib Academy et diverses formations (langues, soft skills, compétences techniques)
* Une subvention du comité d’entreprise pour le remboursement d'une partie de l'inscription à un club de sport ou à une activité créative
* Un remboursement à 50 % de l'abonnement aux transports en commun
* Un mois de congé supplémentaire au congé parental légal grâce au programme "Parent Care"
* Pour les salariés en situation de handicap ou proches aidants, un package comprenant une adaptation du télétravail, des jours d'absence autorisée payés pour les rendez-vous médicaux et un soutien psychologique renforcé
* Aide au déménagement en cas de mobilité internationale


Le processus de recrutement

* Premier entretien avec les équipes de recrutement
* Deuxième entretien avec la Manager des équipes Executive Assistant
* Cas pratique avec la Manager et une leader de l’équipe CEO Office
* Une rencontre avec un(e) des VPs
* Au minimum une prise référence



Détails du poste

* CDI
* Temps Plein
* Lieu de Travail: Levallois-Perret
* Prise de poste: dès que possible
* Rémunération : fixe et variable sur objectifs (à définir selon profil)
* Ce poste est éligible au télétravail partiel (2 jours/ semaine)


Chez Doctolib, nous sommes convaincus que nous devons améliorer la santé pour tout le monde. Cela se reflète dans notre processus de recrutement. Nous évaluons les candidatures uniquement sur la base des qualifications et de la motivation, sans aucune forme de discrimination.

Plus les idées sont diverses, plus notre produit améliorera véritablement la santé pour tout le monde. Vous pouvez postuler chez Doctolib, quel que soit votre genre, religion, âge, orientation sexuelle, origine ethnique ou handicap.

Afin de garantir l'égalité des chances, nous vous invitons à exclure les informations personnelles (par exemple : photos, âgé) de vos candidatures. Si vous avez besoin d'aménagements particuliers, merci de nous en informer pour que nous puissions adapter le processus de recrutement. Rejoignez-nous pour construire la santé dont nous rêvons tous !

Toutes les informations fournies sont traitées par Doctolib pour la gestion des candidatures. Pour plus de détails sur le traitement des données, cliquez ici. Veuillez contacter hr.dataprivacy(at)doctolib.com pour toute question ou pour exercer vos droits.