Ce que nous offrons :
Un environnement international, dynamique, bienveillant et à taille humaine (20 collaborateurs)
Missions principales
Sous l'autorité et la supervision de l'office manager, de l'assistante de direction et des représentants légaux du cabinet, vous assurerez notamment les missions suivantes :
Réception et accueil physique des clients, confrères et visiteurs
Préparation et tenue de la salle de réunion
Accueil téléphonique : renseignements, transmission et redirection des appels
Organisation des déplacements professionnels en France et à l'étranger : réservation de transports, hôtels et restaurants
Gestion du courrier entrant et sortant : réception, distribution, affranchissement et dépôts
Organisation et suivi des envois recommandés, DHL, Chronopost et coursiers
Gestion des fournitures et consommables : suivi des stocks, mise à jour des tableaux de suivi, recherche ponctuelle de fournisseurs, demandes et comparatifs de devis
Archivage des dossiers papiers clients
Numérisation et classement de documents administratifs
Suivi et transmission des messages RPVA (e-barreau, e-Carpa) aux équipes concernées
Rangement et organisation de la bibliothèque physique du cabinet
Assistance ponctuelle à l'entretien et à l'organisation des locaux et espaces de stockage
Profil recherché
Excellente présentation et très bon relationnel
Sens de la confidentialité et du service
Rigueur et capacité d'organisation
Une expérience en cabinet d'avocats, en France ou à l'étranger
La maîtrise de langues étrangères est vivement appréciée
Une attention particulière sera portée aux qualités humaines, au sens du contact et à la capacité à s'intégrer dans une équipe internationale
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