Charge d’administration et de gestion des manifestations (h/f) - ormesson-sur-marne

Vos missions en quelques mots Gestion et organisation des manifestations • Préparer et suivre le calendrier des manifestations de la Ville (rétroplanning, suivi des étapes, échanges avec les organisateurs…) ; • Participer à la préparation et à l’organisation des manifestations de la collectivité (culturelles, sportives, institutionnelles, associatives…) ; • Organiser la logistique des manifestations : réservations de salles et matériels, relations avec les prestataires, services municipaux, organisateurs, gestion des plannings et des besoins techniques, réunions de préparation, communication, comptes-rendus, bilans et évaluations ; • Assurer le suivi opérationnel le jour J : accueil des intervenants et du public, contrôle de la mise en place, gestion des imprévus, communication, reporting ; • Contribuer aux actions de communication : informations pratiques, invitations, supports de présentation en lien avec le service communication et les organisateurs, valorisation sur les supports de communication du service. Suivi administratif du service • Gérer la régie et la billetterie du service : o Régisseur titulaire de la régie recettes ; o Régisseur mandataire de la régie d’avance ; o Chargée de la billetterie. • Gérer et suivre la boîte mail « manifestations » du service ; • Assurer le suivi et les relations avec les partenaires : services municipaux, associations, prestataires, organisateurs… ; • Rédiger des comptes-rendus, synthèses et bilans permettant de transmettre des indicateurs statistiques et outils d’aide à la décision pour la hiérarchie ; • Participer à la mise en place de la saison culturelle du service en lien avec la responsable du service et la régisseuse technique ; • Participer à la mise en place de la saison cinématographique en lien avec la responsable du service et la régisseuse technique ; • Assurer partiellement l’accueil auprès du public ; • Assurer ponctuellement le lien avec les associations hébergées au sein du site en lien avec la responsable du service et la responsable du service de la vie associative ; • Participer aux évènements organisés par le service et les autres organisateurs. CONDITIONS PARTICULIERES • Un cycle de travail adapté à l’activité du service avec une présence lors des manifestations selon un planning annuel (périodes hautes et périodes basse / soirs et week-ends) ; • Un planning de travail établi au rythme saisonnier de septembre à août ; • Des périodes de congés liées à la fermeture annuelle du service (Noël, Eté) Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o094260130000180-charge-administration-gestion-manifestations?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur". Profil recherché • Connaissance et expérience solides dans l’organisation d’évènements (logistique, prestations, accueil du public, travail partenarial, interlocuteurs multiples…) ; • Forte capacité à concevoir et à mettre en œuvre des manifestations grâce à un travail en transversalité et à une bonne communication ; • Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, sens de l’organisation, gestion du temps, rigueur administrative et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle ; • Aisance relationnelle, esprit d’équipe, réactivité et bonne résistance au stress, notamment en période de manifestations ; • Capacité à rendre compte, à gérer son temps et à s’adapter à des situations variées. CONDITIONS PARTICULIERES • Un cycle de travail adapté à l’activité du service avec une présence lors des manifestations selon un planning annuel (périodes hautes et périodes basse / soirs et week-ends) ; • Un planning de travail établi au rythme saisonnier de septembre à août ; • Des périodes de congés liées à la fermeture annuelle du service (Noël, Eté). Horaires : lundi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 du mardi au vendredi de 8h45 à 12h30 et de 13h30 à 17h30